Chaos, Unordnung und komplizierte Arbeitsabläufe bei der Arbeit nerven dich? Uns auch!

Wenn du Lust hast…

• eigenverantwortlich den operativen Produktionsalltag zu steuern – ohne dass jemand dir ständig über die Schulter schaut
• Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen und Prozesse wirklich am Laufen zu halten
• und als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Arbeitsorganen stehen willst

…dann bist du hier genau richtig! ;)

Hey, wir sind 4creatives - Endlich lernen wir uns mal persönlich kennen!:)

Wir suchen eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) – 100% remote, die uns dabei hilft, effektiver, ordentlicher und besser organisiert zu arbeiten!

Und da spreche ich nicht von endlosen Excel Tabellen und uralten, total ineffizienten Workflows (weil wir das schon immer so machen!), sondern von: Aktiv mitdenken, Engpässe erkennen bevor sie entstehen, und dafür sorgen, dass unsere Kunden pünktlich und sauber beliefert werden!

Als Teil unseres Teams stehst du täglich in Kontakt mit verschiedenen teilen unsere Teams, pflegst Kundenkontakt und kümmerst dich um andere, organisatorische Dinge, während du Remote absolut flexibel bist und dir deine Zeit selbst einteilen kannst.

Aufgaben

• 📌 Production-Planung & Cutter-Steuerung – Du planst wöchentlich die Kapazitäten unserer Cutter, weist Jobs zu, überwachst Deadlines und managst Puffer wenn Creator-Lieferungen sich verzögern.
• 📌 Kundenkontakt & Kommunikation – Du bist erste Anlaufstelle für operative Rückfragen unserer Kunden, koordinierst Abstimmungen via Slack und sorgst dafür, dass Feedback sauber ins System übertragen wird.
• 📌 Content Sourcing & Handoff-Koordination – Du stellst sicher, dass Briefings vollständig übergeben werden, Materialien rechtzeitig im Drive landen und die Cutting-Queue nie durch fehlende Assets blockiert wird.
• 📌 Projekt-Tracking – Du hältst den Status aller laufenden Produktionen aktuell, behältst Deadlines im Blick und sorgst dafür, dass nichts zwischen den Stühlen fällt.
• 📌 Performance-Tracking – Du pflegst unseren Ad Performance Tracker, flaggst unsere Werbeanzeigen nach klaren Kriterien und bereitest interne Tracking-Dashboards vor.
• 📌 BONUS (nur wenn du möchtest): Selbst als Creator aktiv werden und für unsere Kunden vor die Kamera treten.

Qualifikation

• ✅ Erfahrung in Koordination oder Projektmanagement – idealerweise bei einer E-Commerce Brand oder Agentur – Du hast bereits mehrere bewegliche Teile gleichzeitig am Laufen gehalten und weißt, wie ein sauberer Produktionsprozess aussieht – und wie ein schlechter.
• ✅ Sicherer Umgang mit Projektmanagement-Tools – Airtable, Notion, Asana oder ähnliches. Du brauchst keine Einführung darin, was ein Status-Feld ist.
• ✅ Grundverständnis für digitale Content-Produktion – Du weißt was ein Briefing, ein Hook und ein Schnitt ist. Du musst kein Cutter sein – aber du musst mitreden können.
• ✅ Kommunikationsstärke – Du bist täglich Schnittstelle zwischen Copywritern, Cuttern und Kunden. Klar, direkt und verbindlich – ohne wie eine Durchsage zu klingen.
• ✅ Eigenverantwortung & Proaktivität – Du wartest nicht darauf, dass jemand dir sagt, dass etwas hakt. Du siehst es vorher und regelst es.
• ✅ Prozessdenken statt Aufgabendenken – Du denkst nicht in To-dos, sondern in Systemen. Wenn ein Workflow ineffizient ist, juckt es dich, ihn zu verbessern.
• ✅ Teamspirit & Humor – Wir arbeiten eng zusammen, supporten uns gegenseitig und haben Spaß – aber immer mit einem Leistungsanspruch.

Benefits

• 🚀 Maximale Freiheit – 100% Remote, flexibel, kein Mikromanagement.
• 🚀 Schnelle Umsetzungswege – Kein ewiges Hin und Her. Gute Ideen werden umgesetzt und bei Erfolg übernommen – direkt.
• 🚀 Kleines, flexibles Team – Direkte Kommunikation und eine lockere, aber zielorientierte Arbeitskultur. Kein Konzern, kein Bullshit.
• 🚀 Systeme, die wirklich funktionieren – Du arbeitest nicht in veralteten Workflows, sondern in gemeinsam entwickelten Prozessen, die wir laufend verbessern.
• 🚀 Verantwortung von Tag 1 – Du übernimmst echte operative Verantwortung – keine Praktikanten-Aufgaben, kein Kaffeekochen.
• 🚀 Einblick in Performance Marketing – Du arbeitest täglich nah an Meta- und TikTok-Ads, Creative Strategy und E-Commerce – und baust dir dabei Know-how auf, das auf dem Markt gefragt ist.
• 🚀 Neue Aufgabenbereiche – Du hast die Option, auch als Content Creator für unsere Kunden aktiv zu werden (Videomaterial drehen & Voiceover einsprechen).

Ready, kreativem Chaos deine eigene Ordnung zu geben? Dann go!

Schick uns einfach deinen Lebenslauf – kein Anschreiben nötig.

Wenn alles passt, melden wir uns in wenigen Tagen per Mail bei dir mit den nächsten Steps.

Wir freuen uns, von dir zu hören!

Dein 4creatives Team