Assistentin / Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung (20253400_0002)

Dafür brauchen wir Sie

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

Assistenz des Leiters der Abteilung "Informationstechnik und Betrieb"

• Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
• Termin- und Reisemanagement sowie Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen (national und international)
• Zentrale Ansprechpartner/in für Firmen, Kunden, internationale Partner (z.B. andere Wetterdienste und internationale Organisationen)

Geschäftsabläufe in der Abteilung "Systeme und Betrieb" planen und koordinieren

• Gewährleistung einer effektiven Kommunikation und zeitnahe Weitergabe von Informationen
• Erstellen von Managementinformationen sowie Abfragen und Berichte für die Abteilung

Mittelbewirtschaftung und Unterstützung der Budgetverantwortung der Abteilung

• Beschaffungsanträge der Referate bearbeiten
• Selbstständige Koordinierung der Beschaffungsmaßnahmen und Sicherstellung eines effizienten Mittelabflusses

Qualitätsmanagements und andere Managementsysteme

• Umsetzung und Überwachung der Maßnahmen im Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Unterstützung bei der Auswertung und Zusammenstellung von Qualitätsmanagement-Kennzahlen für die Prozesse der Abteilung

Ihr Profil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder eine erfolgreich abgeschlossene einschlägige kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement) oder
• Erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst
• Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Level C1 CEFR)
• Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Level B2 CEFR)

Das wäre wünschenswert:

• Kenntnisse und Erfahrungen in der Büro- und Arbeitsorganisation
• Gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Organisation von nationalen und internationalen Meetings
• Freude an der Arbeit in einem technischen Umfeld
• Kenntnisse und Erfahrungen im Finanzwesen (Budgetverwaltung)
• Selbstständigkeit und Initiative, um bei Problemen innerhalb des eigenen Tätigkeitsbereichs die Initiative zu ergreifen und sachgerechte Lösungen herbeizuführen
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit, das eigene Wissen innerhalb eines größeren Verantwortungsbereichs aktiv weiterzugeben und den Informationsfluss für die beteiligten Gruppen sicherzustellen
• Planungs- und Organisationsfähigkeit, um zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben über einen kurzfristigen Zeitraum unterscheiden und Termine einhalten zu können
• Gute Fähigkeit zur Zusammenarbeit, um die Kolleginnen/Kollegen auch als Ansprechpartner/in zu unterstützen
• Digitalkompetenz zur Erkennung von Chancen und Risiken, die sich aus der Digitalisierung für den eigenen Arbeitsbereich ergeben
• Belastbarkeit, um auch bei hohem Arbeitsaufkommen und trotz Termindrucks handlungsfähig und effizient zu bleiben
• Flexibilität sich auf geänderte Aufgaben und Situationen einzustellen und Veränderungen als Chance zu begreifen

Das bieten wir Ihnen

• Flexible Arbeitszeiten durch Funktions- und Gleitzeitmodell ohne Kernzeit
• Die Möglichkeit für das Arbeiten im Home-Office
• Gute Verkehrsanbindung (ÖPNV, Auto)
• Umfassende Einarbeitung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket

Der Dienstposten ist nach Bes.-Gr. A 8 BBesG/Entg.-Gr. E 8, Teil I der Anlage 1 zum TV EntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen.

Der Deutsche Wetterdienst versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und wurde entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.beruf-und-familie.de .

Besondere Hinweise

Die Besetzung des Dienstpostens in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 20.11.2025 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort "Bewerbung mittels Referenzcode" aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20253400_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ( Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufsabschlussurkunde und -zeugnis ) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

Ansprechpersonen

Für nähere Auskünfte steht Ihnen im Deutschen Wetterdienst Frau Marianne Moran, Tel.: 069 8062-3047, zur Verfügung.