Ihre Aufgaben:

• Aktive Unterstützung des Abteilungsleiters in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Koordination, Bearbeitung und Überwachung von Bestellungen inklusive Rechnungsprüfung
• Verantwortung für das Office Management sowie Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben
• Sicherstellung der Einhaltung von GMP-Vorgaben im Dokumentenmanagement, bei Archivierung, Datenbankpflege und Schulungsorganisation
• Funktion als zentrale Ansprechperson für Teammitglieder bei administrativen Fragestellungen
• Betreuung und Pflege des Zeitmanagement-Systems der Abteilung
• Bearbeitung und Kontrolle von Bestellungen und Rechnungen in SAP
• Pflege der internen Kommunikation und Informationsverteilung, auch unter Einsatz digitaler Tools
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits und Inspektionen
• Erstellung von Auswertungen, Berichten sowie Pflege von Übersichten
• Enge Zusammenarbeit mit angrenzenden Abteilungen wie Einkauf, Buchhaltung und Qualitätskontrolle
• Dokumentenmanagement (z. B. Pflege von Dokumentenlisten, Nachverfolgung von Dokumentenfreigaben, Pflege des Dokumentenmanagement-Systems, Terminkoordination)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Team- oder Projektassistenz, idealerweise in einem regulierten Umfeld
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Microsoft SharePoint sowie idealerweise SAP
• Offenheit für neue Aufgaben und die Bereitschaft, innovative Konzepte mitzutragen
• Teamorientierte, kommunikative und flexible Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Rahmenbedingungen:

• Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit ab 70 %
• Remote-Arbeit: Möglich, bis zu 50 %

HR Consultant Ludwig Keseberg
HR Consultant
Tel.: +49 89 6142491 16
Mobil.: 0173 6511 923
E-Mail: Ludwig.Keseberg@jobactive.de
www.: www.jobactive.de