Mit disruptiven Softwarelösungen helfen wir seit über 20 Jahren dabei, Schlaganfälle zu verhindern. Werde Teil unseres Teams bei apoplex medical technologies und gestalte mit uns ein effizienteres und smarteres Gesundheitswesen weltweit.

Wir suchen eine proaktive, sehr zuverlässige und diskrete Assistenz der Geschäftsführung, die operative Themen eigenständig organisiert, priorisiert und sauber zum Abschluss bringt. Du sorgst dafür, dass Kommunikation, Termine, Unterlagen und Abläufe rund um die Geschäftsführung reibungslos und professionell funktionieren.

Tasks

• Kalender & Priorisierung: Terminplanung, Fokuszeiten schützen, saubere Wochenstruktur, realistische Zeitplanung.
• Meetings end-to-end: Einladungen, Agenda-Unterstützung, Unterlagen koordinieren, Nachbereitung sicherstellen.
• Dokumentation & Nachverfolgung: Entscheidungen und Aufgaben strukturiert dokumentieren und zuverlässig nachhalten.
• Externe Koordination: Professionelle Kommunikation und Terminierung mit Partnern (z. B. Kliniken, Dienstleister, Berater).
• Reiseplanung: Reisen planen, buchen, umbuchen – inklusive Unterlagen und Kalenderintegration.
• Administrative Prozesse: Operative Routineaufgaben effizient organisieren (z. B. Beleg-/Abrechnungs- und Legalprozesse.)

Requirements

Du passt gut zu uns, wenn du …

• … Ownership übernimmst: Du siehst, was fehlt, und löst es selbständig in Eigenintiative.
• … Tempo + Qualität kombinierst: schnell, sauber, verlässlich.
• … Priorisieren kannst: Du erkennst, was wichtig ist, und schützt Fokus und Zeit.
• … diskret und vertrauenswürdig bist: du arbeitest mit sensiblen Informationen.
• … klar kommunizierst: freundlich, präzise, verbindlich – intern wie extern.
• … gerne dazulernst: Neue Tools beherrscht du schnell und kannst dir selbst einfache, robuste Workflows bauen.
• ... Deutsch und Englisch fließend und verhandlungssicher beherrscht.

Du passt noch besser zu uns, wenn du …

• … bereits Erfahrung in einer Rolle mit hoher Taktung und Verantwortung gesammelt hast (Assistenz, Executive Assistant, Operations, Projektkoordination o. Ä.).
• … schon in einem Umfeld gearbeitet hast, in dem Vertraulichkeit und Professionalität im Umgang mit Externen besonders wichtig sind (z. B. Board, Investor, Legal, Healthcare).
• … KI-Tools produktiv einsetzt (z. B. für Recherche, Zusammenfassungen, Entwürfe oder einfache Automatisierungen).

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Remote, Office oder hybrid – wir passen uns an
• Kleines, owner-managed Team (knapp 30 Mitarbeitende), kurze Wege, echte Wirkung
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mental Health Support
• Work hard, play hard: Regelmäßige Teamevents
• Und vieles mehr!

Die Stelle wird aktuell mit 20h/Woche angesetzt. Das passt zu dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, gemeinsam einen echten Beitrag im Gesundheitssystem zu leisten.