Die Lympho-Opt GmbH ist eine moderne und spezialisierte Rehabilitationsklinik mit dem Schwerpunkt Lymphologie sowie einem angegliederten ambulanten Pflegedienst. Als kleine, inhabergeführte Einrichtung legen wir großen Wert auf ein vertrauensvolles Miteinander, hohe fachliche Qualität und individuelle Betreuung unserer Patientinnen und Patienten.

Um unseren organisatorischen und strategischen Alltag weiter zu stärken, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte, fachlich versierte und verantwortungsbewusste Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die Lust hat, aktiv an der Weiterentwicklung unserer Klinik mitzuwirken.

Ihre Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und unmittelbar wirksam

In dieser zentralen Position sind Sie direkte Ansprechperson und organisatorische Stütze der Geschäftsführung sowie fester Bestandteil des Zentralverwaltungsteams. Ihre Tätigkeit umfasst unter anderem:

Strategische und organisatorische Unterstützung

• Planung, Priorisierung und Nachverfolgung operativer Prozesse
• Selbstständige Organisation des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung sowie der allgemeinen Bürotätigkeiten
• Koordination interner Abläufe sowie Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Zentrale Kommunikationsstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern
• Vorbereitung von internen Besprechungen sowie Teilnahme an strategischen Meetings

Verhandlungs- und Vertragswesen

• Vorbereitung, Begleitung und Durchführung von Verhandlungen mit Sozialversicherungsträgern
• Verhandlungsführung mit bestehenden sowie neuen Lieferanten und Vertragspartnern
• Unterstützung bei Vertragsauswertungen, Vertragsoptimierungen und deren Umsetzung

Qualitätsmanagement

• Mitwirkung bei der Sicherstellung, Pflege und Weiterentwicklung unserer bestehenden QM-Zertifizierung
• Vorbereitung und Begleitung externer Audits sowie interner Qualitätssicherungsmaßnahmen

Personalmanagement

• Unterstützung im Bewerbermanagement (Stellenausschreibungen, Vorauswahl, Terminabstimmungen)
• Controlling des ambulanten Pflegedienstes
• Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Controlling & betriebswirtschaftliche Aufgaben

• Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWR)
• Vorbereitung von budgetrelevanten Unterlagen sowie Mitwirkung bei Controlling-Prozessen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Konzeptpapieren für die Geschäftsleitung

Allgemeine administrative Tätigkeiten

• Terminkoordination, Korrespondenz, Aktenführung und Dokumentation,
• Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
• Projektarbeit in verschiedenen Bereichen – von Prozessoptimierungen bis zu Klinikentwicklungsprojekten

Ihr Profil – fachlich kompetent und persönlich überzeugend

Wir suchen eine Persönlichkeit mit hoher Professionalität, strukturiertem Denken und souveränem Auftreten. Idealerweise bringen Sie mit:

• Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Gesundheits-, Sozial- oder Pflegemanagement oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Gesundheitswesen
• Berufserfahrung in einer medizinischen, pflegerischen oder verwaltungsbezogenen Einrichtung – idealerweise in einer vergleichbaren Assistenz- oder Leitungsposition
• Kenntnisse im Personalmanagement und in administrativen Abläufen sind vorteilhaft
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) sowie Routine im Umgang mit digitalen Erfassungssystemen
• Organisationsstärke, Lösungsorientierung und die Fähigkeit, auch in herausfordernden Situationen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Verhandlungsgeschick und ein professionelles Auftreten
• Ein hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
• Führerschein Klasse B (zwingende Voraussetzung)
• Freude an Teamarbeit und ein freundliches, verbindliches Auftreten

Wir bieten – ein Arbeitsplatz mit Perspektive und Gestaltungsspielraum

Bei uns erwartet Sie eine verantwortungsvolle Position mit unmittelbarem Einfluss auf die Weiterentwicklung unserer Einrichtung. Außerdem bieten wir Ihnen:

• Ein wertschätzendes, familiäres Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• Engste Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und die Möglichkeit, eigene Ideen aktiv einzubringen
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit hoher Eigenverantwortung
• Gestaltungsspielraum bei der Optimierung bestehender Strukturen und Prozesse
• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Kurze Entscheidungswege und ein offenes, kollegiales Miteinander
• Einen Arbeitsplatz in einem modernen, spezialisierten medizinischen Umfeld

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.