Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit am GFZ (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Kennziffer 10619

Ihr Aufgabengebiet:

• selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und institutsweiter Services, z.B. Termin-/Reisemanagement, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz, Ablagemanagement, Bestellung und Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Raumorganisation, Datenpflege, Systematisierung und Pflege des Archivs
• Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen und der Einhaltung von Fristen und Terminen
• Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (englisch/deutsch)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung für den Wissenschaftlichen Direktor, die Stabsbereiche und Gremien
• Koordination von Personalvorgängen und Unterstützung beim Onboarding
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für den Wissenschaftlichen Direktor, die Stabsbereiche und Gremien
• Unterstützung bei LayOut und Druck von Publikationen aus der RIFS Schriftenreihe, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Fristenkontrolle und Lektorat

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2 Niveaus ist zwingend erforderlich)
• mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
• ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
• der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teams ist etwas worauf Sie sich besonders freuen

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstraße 5 in Potsdam, mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39h/Woche). Arbeit in Teilzeit ist möglich, jedoch nicht unter 35 Stunden pro Woche.
Arbeitsort: Potsdam

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und Motivationsschreiben bis zum 11.08.2025. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 20. und 21. August 2025 statt.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das RIFS setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Tanja Baines per E-Mail oder per Telefon +49 (0) 331-6264-22353 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.