Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen - von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: "Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten".

Kennziffer 10388

Ihr Aufgabengebiet:

• Koordination der Arbeitsabläufe im Sekretariat sowie des Geschäftsverkehrs für Personal und Finanzen (Terminkoordination, Telefon-, Post- und E-Mail-Kommunikation, Aktenführung, Informationsrecherche); Unterstützung des Krisenstabes
• Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen; Korrespondenz in Deutsch und Englisch, einschließlich eigenständiger Übersetzungen sowie Pflege der Internet- und Intranetseiten in beiden Sprachen
• eigenverantwortliche Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollführung
• Erstellung von Reports, Statistiken, Umfragen und Unterstützung im Qualitäts- und Dokumentenmanagement
• Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (z.B. Arbeitskreise in der Helmholtz-Gemeinschaft, Firmenlauf, Blutspende-Termine, Abteilungsklausuren), inkl. Gästeempfang
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Ausstattung, Arbeitsschutz-Ausrüstung und Dienstleistungen
• Begleitung des On- und Offboardings im Bereich Personal und Finanzen sowie Koordination des Assistenzkreises im Forschungszentrum
• Unterstützung bei Anträgen (Wohnungsfürsorge, Betriebskindertagesstätten) und Koordination des Eltern-Kind-Büros
• Mitwirkung bei Stellenausschreibungen und Praktikumsverträgen für die Bereiche Personal und Finanzen

Ihr Qualifikationsprofil:

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung, idealerweise als Fremdsprachensekretär:in oder vergleichbar; mehrsprachige Kenntnisse von Vorteil
• Nachweis eines Fremdsprachenzertifkates oder vergleichbares (Englisch, mindestens B2 Niveau)
• mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Abteilungsleitungen oder vergleichbar, vorzugsweise in internationalen und interdisziplinären Kontexten
• Zweisprachigkeit Deutsch/Englisch, eine Sprache verhandlungssicher, die andere sehr gut; weitere Sprachen von Vorteil
• sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Adobe-Anwendungen; Kenntnisse in CMS (z. B. TYPO3) wünschenswert
• ausgeprägte Integrität, Koordinationsfähigkeit und Kommunikationsstärke sowie einen dienstleistungsorientierten, präzisen Arbeitsstil
• selbstständige, ergebnisorientierte und diskrete Arbeitsweise; hohe Flexibilität, Belastbarkeit, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, neue Methoden eigenständig zu erlernen
• Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement oder in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 21.09.2025.

Erfoderliche Unterlagen: Lebenslauf und Anschreiben

Wünschenswerte Unterlagen: Referenzen

Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jede:r die eigenen Talente voll entfalten kann. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten Kontakt aufnehmen.

"Vielfalt in den Perspektiven" ist einer der Kernwerte des GFZ. Als integraler Bestandteil der Unterstützung der Vielfalt in unserem Zentrum fördern wir aktiv Frauen in der Wissenschaft und in Führungspositionen, u.a. durch unseren Gleichstellungsplan und die Maßnahmen des Kaskadenmodells, um nachhaltige Chancengleichheit in wissenschaftlichen Karrierewegen zu ermöglichen. Das GFZ setzt sich damit engagiert für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der Wissenschaft, auch in Führungspositionen, ein und ermutigt Frauen ausdrücklich, sich zu bewerben.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Beate Kessler, Abteilungsleitung Personal, entweder per E-Mail oder per Telefon +49 (0) 331-6264-1611 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.