Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Im Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnologie (FB 54) tragen wir die Verantwortung für die leistungsfähige, sichere und zukunftsorientierte IT-Infrastruktur der Landeshauptstadt Potsdam (LHP). Unser Ziel ist klar: Wir unterstützen die Beschäftigten der Stadtverwaltung und die fast 50 Schulen in kommunaler Trägerschaft wirkungsvoll auf ihrem Weg der Digitalisierung – mit praxisnahen Lösungen und einem starken Servicegedanken.

Was uns auszeichnet: ein wertschätzendes Miteinander, klare Kommunikation und Vertrauen in die Expertise aller Teammitglieder. Wir fördern individuelle Potenziale, arbeiten in agilen, zielgerichteten Projekten und bieten Raum für Verantwortung, Entwicklung und Mitgestaltung.

Unser Antrieb sind die Bürgerinnen und Bürger dieser Stadt. Deshalb richten wir unsere Leistungen konsequent darauf aus, die Handlungsfähigkeit der Verwaltung sowie der Potsdamer Schulen nachhaltig zu stärken – mit einem klaren Fokus auf Qualität, Innovation und Zusammenarbeit. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt **zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit **eine

Teamassistenz / Projektunterstützung (m/w/d) Kennziffer 540.000.12

Ihre Aufgaben

Büromanagement und Bürokommunikation

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs des Fachbereichs
• Entwickeln und Umsetzen von Standards für den Fachbereich in Bezug auf die Abläufe mit anderen Fachbereichen sowie zwischen den Bereichen und Arbeitsgruppen innerhalb des Fachbereichs
• Fachgerechter, wirtschaftlicher und umweltgerechter Einsatz von Organisations- und Arbeitsmitteln
• Führen der Wiedervorlage sowie Ablegen und Archivieren von Akten
• Einstellen digitaler (Gremien-) Workflows und Überwachen von Fristen
• Vorbereiten und Begleiten von Terminen sowie Koordinieren von Gesprächsterminen
• Eigenständiges Zusammenstellen von erforderlichen Unterlagen
• Verwalten, Planen und Kontrollieren von Terminen, inkl. des dazugehörigen Kalenders des FB 54
• Verfassen von unterschriftsreifen Protokollen
• Entwerfen, Gestalten und Formulieren von Schriftstücken für unterschiedliche Zwecke
• Interne Mahnungen an die Beteiligten im Falle von Terminverzug
• Telefondienst und Führen korrekter Telefongespräche
• Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen an die zuständigen Empfängerinnen und Empfänger unter Nutzen der aktuellen Kommunikationsmedien
• Empfangen und Betreuen von Gästen
• Verwalten von Sachmitteln sowie Beschaffen und Verwalten von Verbrauchs- und Arbeitsmitteln
• Eigenverantwortliches Bearbeiten sämtlicher formaler LHP-Prozesse in Bezug auf das On- und Offboarding von Mitarbeitenden des Fachbereichs

Projektunterstützung in verwaltungsübergreifenden IT-Projekten und internen Projekten des FB 54

• Recherchieren, Aufbereiten von Themen und Aufarbeiten von projektbezogenen Unterlagen sowie Erstellen der notwendigen Gremienvorlagen
• Abstimmen mit anderen Beteiligten innerhalb der Verwaltung /LHP
• Einholen von Stellungnahmen
• Überprüfen der Stellungnahmen auf Vollständigkeit und Aussagekraft
• Auswerten und Analysieren von Stellungnahmen und Erstellen von Zusammenfassungen
• Durchführen von Recherchen
• Erfassen und Bereitstellen von Informationen und Daten
• Vorbereiten und Begleiten von Projektsitzungen, inklusive Protokollführung
• Kontrolle von Fristen sowie Formulieren von Antwortschreiben anderer Akteurinnen und Akteure zur Unterschrift durch die Fachbereichsleitung

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
• Einschlägige Berufserfahrung - möglichst in der öffentlichen Verwaltung
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
• Sehr gute Medienkompetenz im Umgang mit Standardsoftware
• Sehr gute Organisationsfähigkeit
• Kommunikativ gewandte Persönlichkeit mit stark ausgeprägter Teamfähigkeit sowie einer sehr guten Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der **Entgeltgruppe E 8 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.391,44 € - 3.883,66 € **gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 10.03.2026.

Teamassistenz / Projektunterstützung (m/w/d) (https://bewerberportal-lhp.dikom-bb.de/bewerber-web/?xsrf=25BA8A8CDAA81EAEE4A478277400954E&company=LHP-FIRMA-ID&tenant=&lang=D#position,id=c270d4c0-d312-45b2-b5fb-041f8b5e9fe7,popup=y)

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.