Die Zentrale sucht für den Geschäftsbereich Finanzen am Arbeitsort Potsdam zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung eine:

Vorzimmer­assistenz der Abteilungs­leitung Rechnungs­wesen (w/m/d)

(Entgeltgruppe 7 TVöD Bund, Kennung: ZEFI100001, Stellen‑ID 1407603)

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© Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist das Immobilienunternehmen des Bundes, das die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Im Umgang mit den uns anvertrauten öffentlichen Geldern ist der Geschäftsbereich Finanzen das Herzstück und stellt sicher, dass wir unsere unternehmerischen Ziele erreichen.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

Als rechte Hand der Abteilungsleitung dreht sich alles um die Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Darüber hinaus unterstützen Sie das Fachgebiet Hauptbuch im Buchen von einfachen Geschäftsvorfällen, bei Reports aus SAP und Auswertungen sowie Belegablageverwaltung. Ebenso greifen Sie den anderen Leitungen innerhalb der Abteilung administrativ unter die Arme.

Diese Aufgaben übernehmen Sie:

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Sekretariatsaufgaben: Sie übernehmen für die Abteilungsleitung die allgemeine Büroorganisation, insbesondere die Koordination von Terminen, die Organisation von Reisen, das Koordinieren und die Erstbearbeitung des Funktionspostfachs, die Fertigung von Standardschreiben.
• Kommunikative Schnittstelle: Sie unterstützen die Abteilungsleitung in der Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Buchung von einfachen Geschäftsvorfällen im Hauptbuch: Sie werden mit einfachen Rechnungen zur Buchung betraut.
• Bearbeitung von Korrespondenz: Neben der (digitalen/analogen) Postbearbeitung obliegt Ihnen auch die Verantwortung für die Erstellung und Erledigung interner und externer Korrespondenz.
• Unterstützung bei Besprechungen: Sie übernehmen eigenverantwortlich die Planung wie auch die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen innerhalb der Abteilung. In diesem Zusammenhang sind Sie auch für die Erstellung von Präsentationen, Protokollen o. ä. zuständig.
• Betreuung des Intranetauftritts der Sparte Finanzen: Sie stellen mit sicher, dass alle notwendigen Informationen seitens der Sparte aktuell und intern veröffentlicht sind.
• Besucherempfang und ‑betreuung: Sie übernehmen den Empfang und die Betreuung von Gästen und Besuchern.

Die Tätigkeiten auf dem Arbeitsplatz sind nur sehr eingeschränkt zur mobilen Arbeit geeignet. Der Arbeitsplatz erfordert eine hohe Präsenz am Arbeitsort bzw. in der Dienststelle.

Wir arbeiten mobil und flexibel. Gleichwohl fallen auf dem Dienstposten/Arbeitsplatz gelegentlich Dienstreisen, auch im gesamten Bundesgebiet, an. Diese Dienstreisen werden grundsätzlich mit ausreichend zeitlichem Vorlauf geplant, sodass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gewährleistet ist.

Was erwarten wir?

Qualifikation:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

Fachkompetenzen:

• Sie haben bereits einschlägige Erfahrungen im Assistenzbereich sowie praktische Erfahrungen im Rechnungswesen sammeln können.
• Sie sind technisch versiert und bringen gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen mit.
• Sie bringen bereits SAP‑Kenntnisse mit, ansonsten unterstützen wir Sie gerne dabei, sich diese kurzfristig anzueignen.
• Planungs- und Organisationstalent, eine ergebnisorientierte Arbeitsweise, Serviceorientierung sowie Gewissenhaftigkeit, gepaart mit einem hohen Maß an Diskretion, runden Ihr Profil ab.

Weiteres:

• Sie verfügen über eine gute Auffassungsgabe.
• Sie bringen Eigeninitiative und die Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten mit.
• Sie haben die Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten.
• Eine gute Kommunikationsfähigkeit gehört zu Ihren Stärken.
• Kunden‑​/adressatenorientiertes Verhalten ist für Sie selbstverständlich.
• Verhandlungsgeschick bringen Sie mit.
• Sie verfügen über die Fähigkeit zum teamorientierten Handeln und sind kritikfähig und sozialkompetent.
• Ein gutes Urteilsvermögen rundet Ihr Profil ab.

Was bieten wir?

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Altersversorgung
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobticket (DJT)

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich online bis zum 4. März 2026 über die zentrale Bewerbungs­plattform INTERAMT unter der Stellen‑ID 1407603.

Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in der 12. Kalenderwoche statt.

Jetzt bewerben

Haben Sie noch Fragen?

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Lindlar unter der Telefonnummer +49 228 37787‑754 gerne zur Verfügung.

Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Fittkau unter der Telefonnummer +49 331 20061‑713.

Weitere Informationen finden Sie auch unter https://karriere.bundesimmobilien.de.

Hinweise zum Datenschutz und zur Speicherung Ihrer Daten nach DSGVO im Zuge Ihrer Bewerbung bei der BImA finden Sie unter https://www.bundesimmobilien.de/datenschutz.

Hinweise:

Die Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Arbeitsplatzes, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Die Auswahl richtet sich nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen und stellen diese bei gleicher Eignung bevorzugt ein.

Sofern eine Abschlussurkunde zum Zeitpunkt der Bewerbung noch nicht vorliegt, ist der schriftliche Nachweis der bisher erworbenen Modulnoten beizufügen. Sofern Sie im Ausland einen Hochschulabschluss erlangt haben, fügen Sie bitte Ihren Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über die Gleichwertigkeit des Abschlusses bei. Informationen zur Anerkennung internationaler Abschlüsse finden Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Eine Übernahme von verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

www.bundesimmobilien.de