Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d), Kennziffer: 215AE2025

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung im Sinne des § 14 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz in Vollzeit (39 Wochenstunden) bei der Senatorin für Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität zu besetzen. Die Stelle ist nicht teilzeitfähig.

Der Senatsbereich Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität mit seinen sieben Fachämtern verantwortet und gestaltet die städtebauliche Entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Hier wird die Transformation zu einer nachhaltigen, klimaangepassten, sozial gerechten Stadt mit hoher Lebens- und Aufenthaltsqualität geplant und gemeinsam mit vielen Akteurinnen und Akteuren umgesetzt.

Für das Büro der Senatorin wird eine serviceorientierte und engagierte Assistenz- und Vorzimmerkraft befristet als Krankheitsvertretung gesucht, welche/r einen reibungslosen Arbeitsablauf im Senatsbereich und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen (intern und extern) gewährleistet.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Ansprechpartnerin: Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319 Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll:

• Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
• Sichten und Priorisieren der E-Mail-Eingänge
• digitale Verwaltungsorganisation, Aktenführung, Ablagemanagement
• Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
• Führen von Protokollen
• Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes, Beschlusskontrolle
• Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben
• Betreuung von internen und externen Besucher/-innen (m,w,d)

Ihr Profil – fachkompetent, strukturiert, eigenständig und kommunikativ:

• abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m,w,d) für Büromanagement, Bürokauffrau/-kaufmann (m,w,d) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d) oder Justizfachangestellte/r (m,w,d)
• einschlägige Erfahrungen in dem Tätigkeitsbereich Assistenz/Sekretariat wünschenswert; vorteilhaft in der öffentlichen Verwaltung
• gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, wie auch sicherer Umgang in Wort und Schrift
• Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.) wünschenswert
• Kenntnisse bei der Anwendung des Dokumentenmanagement-systems d.3 wünschenswert
• Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau C1 nach dem Europäischen Referenzrahmen
• Organisations- und Koordinierungsgeschick
• hohe Belastbarkeit und Engagement
• selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten **Entgelt: **Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet. Die Zahlung einer Zulage wird für die Dauer der befristeten Tätigkeit geprüft.

Die Bewerbungsfrist endet am 14. Januar 2026.

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Zudem bieten wir:

• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage (im Einstellungsjahr anteilig)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock

Schwerbehinderte Menschen und deren Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner bzw. die mitziehende Partnerin, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. gez. Kerstin Franke

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.