Receptionist 80% (m/w)

• Öffnung und Schliessung des Empfangsbereich und Sauberhaltung
• Empfang und Betreuung von Kunden, Besuchern und Geschäftspartnern
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und idealerweise einer weiteren Sprache (Englisch/Französchisch)
• Eingehende Anrufe (einschliesslich medizinischer Anfragen) entgegennehmen und gemäss den bestehenden Verfahren weiterleiten
• Monatliche Statistiken (Anrufe und Besucherzahlen) erstellen
• Briefe und Pakete (Post, DHL, Expresskurier, Kurierdienste) empfangen und verteilen
• Post für den Versand vorbereiten (Kisten, Pakete, DHL, Express)
• Postetiketten für den Empfang erstellen (z. B. für externe Mitarbeiter)
• Wartungsaufträge der Dienstleister verfolgen.
• Administrative Aufgaben im Bereich Empfang und Arbeitsschutz ausführen
• Präsenztool verwalten
• Rechnungen kontrollieren
• Verwaltung verschiedener Email Postfächer
• Verfahren zur Brandbekämpfung und Evakuierung beherrschen
• Monatliche Kontrolle und Auffüllung des Erste-Hilfe-Kastens
• Funktionsweise des Einbruchmeldesystems (Notausgangstüren) beherrschen und den Prozess verstehen
• Fehlende Büroartikel (z. B. Druckerpapier, Sanofi-Umschläge etc.) inventarisieren und bei Bedarf nachbestellen
• Visitenkarten und Kongressausweise (Namensschilder) bestellen
• Verwaltung des Parkplatzvergabe-Systems
• Mitteilung der Zuweisungen und Entziehungen an die Mitarbeiter
• Bei Bedarf Statistiken aus dem System extrahieren

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sowie in der französischen und englischen Sprache
• Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
• Ausserdem sind Sie pragmatisch und agieren jederzeit professionell

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Ein spannendes Umfeld, in welchem Sie über sich hinauswachsen und etwas bewirken können
• Ein motiviertes und kollegiales Team
• Moderne Arbeitsumgebung mit der neusten Technologie
• Attraktive Arbeitszeiten von 08:00Uhr - 12:00Uhr / 13:00Uhr bis 16:30
• Ein eingespieltes Team, welches Sie jederzeit unterstützt
• Attraktive Anstellungsbedingungen
• Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens