Sachbearbeiter/in Seminarmanagement Institutsadministration (m/w/d)

Universität St.Gallen

Erziehung, Bildung, Wissenschaft

St. Gallen

Art der Beschäftigung: Vollzeit
79.000 CHF – 108.500 CHF (von XING geschätzt)
Vor Ort
Zu den Ersten gehören

Über diesen Job

Sachbearbeiter/in Seminarmanagement & Institutsadministration (m/w/d)

50 - 80 % (ab 01.05.2026, unbefristet)

Ihre Aufgaben

Als Mitglied unserer zentralen administrativen Anlaufstelle des Instituts gewährleisten Sie einen reibungslosen Ablauf und unterstützen die Programmleitungen und Institutsmitglieder tatkräftig.

Institutsadministration: Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, verantworten die Daten- und Adressverwaltung und assistieren der administrativen Institutsleitung tatkräftig im operativen Geschäft.
Finanz- und Personaladministration: Sie unterstützen bei der Fakturierung von Seminargebühren, der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie bei den administrativen Personalprozessen.
Seminar- und Programm-Management: Sie sind verantwortlich für die administrative Organisation und Koordination unserer Weiterbildungsprogramme und Seminare. Dies beinhaltet die Verwaltung von Anmeldungen, die Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden, sowie die Organisation der Veranstaltungsinfrastruktur.
Teilnehmerbetreuung: Sie agieren als kompetente Ansprechperson für unsere Teilnehmenden – von der Anfrage bis zum Abschluss des Programms.
IT-Koordination: Sie sind die erste Anlaufstelle für alle IT-Anliegen der Institutsmitarbeitenden. Sie verwalten Benutzerkonten und Zugriffsrechte und koordinieren komplexere Fälle mit der zentralen IT-Abteilung der Universität.
Content Management: Sie pflegen die Inhalte auf unserer Website und unterstützen bei der Erstellung von Marketingmaterialien und Präsentationen.

Ihr Profil

Für diese Position bringen Sie idealerweise folgende Qualifikationen und Eigenschaften mit:

Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion, idealerweise im Hochschul-, Bildungs- oder Eventmanagement-Umfeld.
IT-Affinität und Erfahrung in der IT-Administration.
Ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, administrative und technische Aufgaben effizient zu priorisieren.
Stilsichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Palette und Erfahrung mit Windows-Umgebungen; Kenntnisse von CMS- und CRM-Systemen sind von Vorteil
Eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, hohe Eigeninitiative und eine selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Wir bieten Ihnen:

Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und intellektuell anregenden Umfeld.
Die Möglichkeit, aktiv an der Schnittstelle von Lehre, Forschung und Administration mitzuwirken.
Ein kollegiales und unterstützendes Team.
Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität St.Gallen.
Moderne Infrastruktur und ein zentral gelegener Arbeitsplatz.
Möglichkeiten zur Weiterbildung

Mit rund 90 Mitarbeitenden ist das Institut für Law and Economics (ILE) ein führendes Institut an der Universität St.Gallen, dessen Expertise in Forschung, Lehre und Weiterbildung die Kernbereiche Tax Law, Sustainability & Reporting, Public Policy, Tax & Trade Policy, Corporate Governance, Law in the Digital Economy und das SK-Kompetenzzentrum umfasst.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Tool.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung gerne unter Angabe der Stellen-ID 2690

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