• Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen an die Funktionspostfächer der Kundenteams (Accountmanagement und Service Delivery Management).

• Pflege und Fortführung der kundenspezifischen Dashboards.

• Teilnahme an Regelterminen intern/extern.

• Protokollführung bei internen und externen Terminen.

• Erstellung von Angeboten und Bearbeitung von Kundenanfragen.

• Sicherstellen, dass Kostenübernahmen vorliegen.

• Sicherstellen, dass die ausgefüllten Beauftragungsblätter vorliegen.

• Nach Eingang der Kostenübernahmeerklärung wird eine Bestätigung über den Auftrag an den Kunden versandt.

• Erstellung von kundenspezifischen Beschaffungsanträgen für externe Dienstleistungen / Lieferanten.

• Aufteilung des Gesamtauftrages in Einzelaufträge und Einsteuerung in die Fachbereiche.

• Überwachung der Auftragsumsetzung bis hin zur Fertigstellung mit den Fachbereichen (Qualität und Termin).

• Veranlassung einer Eskalation, wenn Qualität und Termin nicht eingehalten werden.

• regelmäßiger Versand von Informationen über den aktuellen Auftragsstatus an das Accountmanagement und an den Kunden (Planungsabweichungen, rechnungsrelevante Fertigstellungen, Eskalationen).

• Nach Abschluss eines Auftrages wird eine Bestätigung an den Kunden gesendet.

• Bei Bedarf Ausarbeitung von Übersichten / Handreichungen / Präsentationen für Accountmanagement, Service Delivery Management und / oder Kunden.

• Erfolgreich absolvierte kaufmännische / technische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung im genannten Umfeld.

• Nachweislich zwei Jahre Berufserfahrungen im Bereich Sachbearbeitung, Reporting und Dokumentation innerhalb der letzten zehn Jahre (09/2015 - 09/2025).

• Kenntnisse und Erfahrung in den gängigen Microsoft Office Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• Mindestens ein Jahr Erfahrung (ein Jahr entspricht 180 PT) mit CRM-Systemen.

• Deutsche Sprache (mind. Niveaustufe C1) in Wort und Schrift sehr gut.

Das erwartet Sie

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit

• Moderne Arbeitskultur mit Raum für eigene Ideen

• Kollegiales Miteinander und kurze Entscheidungswege