Assistenz Generalsekretariat (m/w/d) in Teilzeit 50%

Für die Geschäftsführung in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet eine Assistenz Generalsekretariat als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung (m/w/d) in Teilzeit (50%)

Wer wir sind

Werte – Kultur – Frieden: Mit dem ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin

Das ifa -Institut für Auslandsbeziehungen setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit ein für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlung und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme, fördert Kooperationen und verfolgt seine Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen.

Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart. An unseren Standorten in Stuttgart und Berlin sind 200 Mitarbeitende für uns tätig.

Du möchtest die Arbeit einer international tätigen Organisation aus nächster Nähe erleben und die Geschäftsführung in zentralen Aufgaben unterstützen? Dann erwartet dich bei uns ein vielseitiges Tätigkeitsfeld in einem engagierten Team, das Wertschätzung und Zusammenarbeit großschreibt. Als Assistent:in der Generalsekretärin gestaltest du die Aktivitäten des ifa an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Präsident:in, den Gremien, dem Kollegium und externen Stakeholdern aus Politik und Gesellschaft mit.

Deine Aufgaben

– Koordination des Büroablaufes und der Termine für die Geschäftsführung im Team

– Organisation, Planung und Abrechnung deutschlandweiter und internationaler Geschäftsreisen

– Organisation des Büros der Geschäftsführung im Team, Bearbeiten der digitalen und postalischen Korrespondenz, digitales Dokumentenmanagement

– Kontaktmanagement für die Geschäftsführung in Koordination mit den Fachabteilungen und -bereichen sowie dem Kommunikationsbereich des ifa

– Vor- und Nachbereiten und ggf. Begleitung von Besprechungen, Sitzungen, z.B. Gremiensitzungen, und Veranstaltungen der Geschäftsführung

Was du mitbringst

– Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement oder zum/zur Fremdsprachenkorrespondent:in oder vergleichbare Qualifikation

– mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position, z.B. Assistenz, Sekretariat oder Vorzimmer

– professioneller, aufgeschlossener Umgang mit digitaler Bürokommunikation

– Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch und Englisch

– repräsentatives Auftreten und teamorientierte Arbeitsweise

– Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie Flexibilität

Was wir dir bieten

Bei uns erwartet dich ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation. Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund, vorgesehen. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre.

Wir praktizieren ein hybrides Arbeitszeitmodell, das den Wert eines Gleichgewichts zwischen fern- und Büroarbeit anerkennt und dir die Flexibilität gibt, deine Arbeitsweise zu organisieren. Beim ifa profitierst du von: Einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil (VBL), einem Arbeitgeberzuschuss zum VVS-Jobticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.

Die Stelle ist als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung befristet.

Bei Fragen vorab steht dir Brigitte Haisch (Bereichsleitung Personal und Organisation) per Mail unter haisch@ifa.de oder unter der Nummer +49 711 2225 213 zur Verfügung.

Deine Bewerbung enthält ein Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnisse. Bitte lade diese als zusammengefasste PDF-Datei (maximal 35 MB) online hoch.

Bei Fragen oder Auskünften Die Bewerbungsunterlagen werden spätestens 6 Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht.