Front Desk Coordinator (m/w/d)

Front Desk Coordinator (M/W/D)

Aufgaben:

• Organisation, Durchführung und Nachbereitung interner und externer Meetings inkl. Agenda-Erstellung und Briefings.

• Nachverfolgung von Maßnahmen, Koordination von Aufgaben und Sicherstellung der Umsetzung.

• Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern zur effizienten Zusammenarbeit.

• Briefing, Koordination und Qualitätskontrolle externer Dienstleister und Agenturen.

• Laufende Verbesserung von Abläufen und Zuständigkeiten, insbesondere im Rechnungs- und Auftragswesen.

• Betreuung und Steuerung von Kundenaufträgen von der Annahme bis zur Ausführung.

• Beratung bei der Auftragsbearbeitung und in administrativen Prozessen.

Qualifikation:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in der Pharmaindustrie

• Verhandlungssicheres Deutsch, Englisch und Französisch, Italienisch ist erwünscht

• Fähigkeit mit Unklarheiten und unterschiedlichen Kundendienstanforderungen umzugehen

• hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit

Rahmendaten:

Start : asap

Dauer : 12 Monate

Auslastung : 5 Tage die Woche

Einsatzort : onsite

Tasks :

• Organization, execution, and follow-up of internal and external meetings, including agenda preparation and briefings.

• Tracking of action items, coordination of tasks, and ensuring their implementation.

• Liaising with internal departments and external partners to ensure efficient collaboration.

• Briefing, coordination, and quality control of external service providers and agencies.

• Ongoing optimization of processes and responsibilities, particularly in invoicing and order management.

• Management and supervision of customer orders from receipt to fulfillment.

• Consulting on order processing and administrative procedures.

Qualification:

• At least 3 years of experience in a similar position, preferably in the pharmaceutical industry.

• Fluent German, English, and French; Italian is desirable.

• Ability to handle ambiguity and diverse customer service requirements.

• Strong service orientation and reliability.

Requirements: