Sekretariat / Assistenz (w/m/d)

Für den Bereich "Contracts & Commercial" suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n "Sekretariat / Assistenz (w/m/d)" am Standort Ulm

Der Bereich "Contracts & Commercial" ist verantwortlich für alle im Rahmen der Erstellung und Bearbeitung von kommerziellen Angeboten anfallenden Aufgaben. Diese beziehen sich vorwiegend auf Angebote im internationalen Kontext und auf komplexe Systemlösungen und Anbieterstrukturen.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung der administrativen Vorgänge im Sekretariatsbereich
• Planung, Abstimmung und Management von Terminen und Reisen (national und international) für sämtliche Mitarbeiter sowie Abrechnung der Reisekosten
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von RMC-Meetings
• Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle
• Planung und administrative Verwaltung (On- und Offboarding)
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Teamevents
• Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings
• Pflege der „Gifts & Hospitality“-Liste
• Eingabe/Pflege von RiMis (Risk Management Information System)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Engagierte, aufgeschlossene und dynamische Persönlichkeit
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
• Sehr gute Englischkenntnisse

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