Deine Aufgabenschwerpunkte:

• Du unterstützt unsere Teams bei täglichen administrativen Aufgaben, wie Terminplanung, Veranstaltungsorganisation, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Dokumentenverwaltung, Korrespondenzen sowie bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung

• Du sorgst für eine reibungslose Büroorganisation – dazu gehören u.a. die Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, die Koordination externer Dienstleister sowie die allgemeine Pflege unseres Büro- und Besprechungsumfelds

• Du hast ein aufmerksames Auge für unser Arbeitsumfeld und greifst proaktiv ein, wenn etwas nicht funktioniert oder organisiert werden muss – du packst mit an und bist dir dabei für keine Aufgabe zu schade. Dazu zählt beispielsweise auch das Pflegen der Kaffeemaschine, das Ausräumen der Spülmaschine und das Vorbereiten von Besprechungsräumen

• Du bist die Schnittstelle zwischen den einzelnen Teams, wie z.B. Kundenservice, Fahrplan, Finanzen sowie insbesondere Tarif/Vertrieb

• Du übernimmst die Vertretung der Referentin der Geschäftsführung im Urlaubs- und Krank-heitsfall und unterstützt in diesem Fall den Geschäftsführer z.B. in der Terminkoordination, Dokumentenerstellung und Korrespondenz

DEIN Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung inkl. mindestens erster Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikationen
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache
• Höflicher Umgang, insbesondere mit unseren Geschäfts- und Kooperationspartnern
• Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Teamfähigkeit und gute organisatorische Fähigkeiten
• Selbstständige, präzise und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Word, Outlook und Excel

Das erwartet DICH:

• Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten Team

• Funktionale Arbeitsumgebung

• Ein sicherer Arbeitsplatz in der Ulmer Weststadt (fußläufig vom Hbf erreichbar, Bus- und Bahnhaltestellen in der Nähe)

• Flexible Arbeitszeiten

• Möglichkeit zum Leasing eines Jobrads

• Möglichkeit zum Erwerb eines stark vergünstigten D-TICKET Job

Beschäftigungsart: Teilzeit 50% (19,5 Wochenstunden; Zeiteinteilung entweder Montag bis Freitag oder vier feste Tage pro Woche)
Beschäftigungsort: Ulm
Eintrittsdatum: 01.04.2026 oder früher

Interessiert? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung (insbesondere Lebenslauf) unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittsdatums an bewerbung