An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Assistent*in

Besetzung ab: 01.09.2025 | Stundenausmaß: 35,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID: 4362

Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne im Team und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick? Sie möchten in einem dynamischen Umfeld Verantwortung übernehmen und die Abläufe einer Fakultät aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit Option auf Übernahme in unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: Vielfältig und verantwortungsvoll

Als Assistent*in des Fakultätsmanagements unterstützen Sie das Dekanat sowohl in operativen als auch in strategischen Verwaltungsaufgaben. Sie werden Teil eines engagierten Teams aus fünf Kolleg*innen, in dem Zusammenarbeit und ein wertschätzendes Miteinander an erster Stelle steht.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen die Zukunft unserer Fakultät zu gestalten!

Das machen Sie konkret:

1. Unterstützung der Fakultäts- und Dekanatsprozesse

• Mitwirkung bei der Durchführung und Optimierung von Geschäftsprozessen des Dekanats und der Fakultät
• Unterstützung im Management und Controlling zentraler Ressourcen der Fakultät
• Organisation und Sicherstellung einer reibungslosen internen und externen Kommunikationsstruktur

2. Betreuung von Berufungs- und Auswahlverfahren

• Abwicklung von Berufungs- und Habilitationsverfahren
• Mitwirkung bei Auswahlprozesse für neue Mitarbeiter*innen des Dekanats und Unterstützung beim Onboarding

3. Beratung und Unterstützung

• Beratung und Unterstützung der Mitarbeiter*innen der Fakultät in allen administrativen Belangen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Zielvereinbarungsgesprächen mit dem Rektorat, einschließlich der Erhebung und Aufbereitung relevanter Informationen

4. Planung und Evaluation

• Mitwirkung bei der Evaluation der Fakultät und Organisation der Besprechungen des Scientific Advisory Board

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: Kompetent und engagiert

• Sie haben ein abgeschlossenes Bachelor-Studium der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät oder eine gleichzuhaltende Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in der Assistenz.
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point) mit.
• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse.
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägtes Service- und Kund*innenorientierung
• Organisationsfähigkeit und selbständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung

Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe wären von Vorteil.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen und unterstützenden Arbeitsumfeld. Die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung der Fakultät mitzuwirken.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden und Lust haben, Teil unseres Teams zu werden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (Studium etc.)

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Barbara Riefler

barbara.riefler@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.