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Stadt Wien (Allgemein)

Informationen Dienststelle

Ihr Aufgabengebiet

Sie unterstützen die Fachbereichsleitung Digitalisierung & IMS in organisatorischen und in administrativen Belangen

Sie arbeiten operativ, administrativ und inhaltlich in Projekten mit

Sie übernehmen die Schnittstellenfunktion in allen internen und externen Angelegenheiten

Sie erstellen sowohl standardisierte als auch ad-hoc Auswertungen und analysieren diese im Auftrag der Fachbereichsleitung

Sie wirken an koordinationsübergreifenden Projekten mit

Sie erfassen Projekte und Vorhaben in SAP und setzen Anpassungen von budgetären Änderungen um

Sie sind verantwortlich für die laufende monatliche Rechnungskontrolle von beauftragten Berater*innen samt monatlichem Controlling, Prüfung in SAP sowie der Aufbereitung für die Fachbereichsleitung Digitalisierung & IMS.

Sie organisieren Meetings, Sitzungen, (konzernübergreifende) Klausuren und bereiten div. Unterlagen und Dokumente vor

Ihr Profil

Sie verfügen über eine absolvierte Reifeprüfung (z.B. HAK, AHS) oder eine gleichwertige Ausbildung, wie z.B eine abgeschlossene Lehre als Bürokauffrau/-mann bzw. Verwaltungsassistenz, oder eine gleichwertige Ausbildung, wie z.B. Handelsschule und haben mindestens 6 Jahre fachlich einschlägige Berufserfahrung

Sie legen die Dienstausbildung für Verwaltung/Administration Sachbearbeitung spezialisiert innerhalb der vorgeschriebenen Frist positiv ab

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Supportfunktion

Sie haben bereits aktiv in Projekten mitgearbeitet und bringen sich engagiert in neue Themenfelder ein

Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in der Projektarbeit

Sie bringen Berufserfahrung im Kund*innenverkehr mit und handeln stets serviceorientiert

Sie weisen sehr gute EDV-Kenntnisse (insb. MS Office, Terminverwaltungssysteme, SAP, Pipe, Alfresco, confluence Fabasoft) auf

Sie arbeiten gerne im Team und besitzen ein ausgeprägtes Kommunikations- sowie Organisationstalent

Sie haben Erfahrung im Erstellen von Schriftstücken, der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, der Aktenführung, der Termin- und Kalenderkoordination, der Postverwaltung sowie der Besprechungsorganisation

Sie denken über den Tellerrand hinaus und tragen mit Ihren Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen bei und sind bereit, sich persönlich und fachlich kontinuierlich weiterzuentwickeln

Sie erledigen Ihre Aufgaben mit äußerster Sorgfalt und Genauigkeit

Sie sind bereit Mehrdienstleistungen zu erbringen

Unser Angebot

Unbefristete Anstellung in Vollzeit (40 Wochenstunden)

Es wird Ihnen ein krisensicherer Arbeitsplatz mit einem funktionsbezogenen Gehalt und flexiblen Arbeitszeiten mit der Option auf Homeoffice geboten

Neben umfassenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten erwartet Sie ein angenehmes Betriebsklima in einem modern ausgestatteten Bürogebäude mit einer guten öffentlichen Anbindung

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