Sie sind ein Organisationstalent mit einer Leidenschaft für Kultur und Verwaltung? Zur Unterstützung der Betriebs- und Programmleitung suchen wir eine zuverlässige Assistenz, die in organisatorischen Aufgabenbereichen einen reibungslosen Ablauf des Atelierhaus Wien sicherstellt.

Das Atelierhaus Wien wird ab dem Jahr 2027 als neuer Kunst- und Kulturstandort in Wien implementiert werden. Der Pavillon 18 am Otto-Wagner-Areal soll nach der Generalsanierung für Wiener Künstler*innen und ein internationales Artists-in-Residence-Programm zur Verfügung stehen. Auf einer Fläche von rund 3.500 m² werden auf vier Geschoßen großzügige Ateliers und Arbeitsräume, Werkstätten, Workshop- und Sound Art Räume sowie Wohneinheiten für Artists-in Residence-Gastkünstler*innen geschaffen und für bis zu hundert Künstler*innen Raum bieten.

Die Stadt Wien Kunst GmbH fungiert als Trägergesellschaft und als organisatorisches Dach für die Institutionen Atelierhaus Wien, FOTO ARSENAL WIEN, Kunsthalle Wien und Kunst

im öffentlichen Raum Wien sowie die Festivals Foto Wien und Vienna Digital Cultures.

Ihr Aufgabengebiet

• Organisatorische Unterstützung der künstlerischen Leitung und Mitarbeit in relevanten Aufgabenbereichen
• Vorbereitung und Planung von Jurysitzungen
• Unterstützung der künstlerischen Leitung im Berichtwesen
• Dokumentation des Geschäftsbereichs (Ablage von Korrespondenzen, Dokumenten etc.)
• Terminkoordinationen, Teilnahme an Meetings und Führen von Ergebnisprotokollen
• Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
• Unterstützung bei Bestellungen und div. Abrechnungen
• Büromanagement und Empfang
• Aufbau eines Bürobetriebs

Ihr Profil (inkl. gewünschte Qualifikationen)

• Abgeschlossene, fachspezifische, kaufmännische Ausbildung bzw. einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch, weitere Sprachen von Vorteil)
• Souveräner Umgang mit den gängigen Office-Programmen (MS Office)
• Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Kommunikative und positive Persönlichkeit, die gerne eigenverantwortlich agiert
• Selbstständige, strukturierte, genaue und termingerechte Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und persönliches Zeitmanagement
• Bereitschaft für zügige und fundierte Entscheidungsfindung
• Diskretion und Loyalität der Institution gegenüber

Allgemeine Informationen

Die Stadt Wien Kunst GmbH ist ein Tochterunternehmen der Stadt Wien und bietet in diesem Kontext Sicherheit und Stabilität. Die inhaltlich-programmatischen Unternehmensaufgaben und die internationale Ausrichtung ermöglichen es, sich mit aktuellen und nachhaltigen Themen zu beschäftigen und gleichzeitig in einem kreativen Netzwerk zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln. Wir bieten eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sinnstiftenden Aufgabenfeld.

Wir ermutigen Menschen jeder Herkunft, jeden Geschlechts, jeden Alters, jeder Religionszugehörigkeit und sexuellen Orientierung, sich bei uns zu bewerben.

Dienstort: Atelierhaus Wien, Pavillon 10 (Projektbüro), Baumgartner Höhe 1, 1140 Wien

Vertrags-/Dienstbeginn: ehestmöglich

Beschäftigungsausmaß: Vollzeit/40 Stunden

Arbeitszeit: Montag bis Freitag

Gleitendes Arbeitszeitmodell, Homeoffice-Regelung optional

Mindestgehalt: € 2.800,- brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis)

Eine Überzahlung ist möglich und wird auf Basis Ihrer Erfahrungen und Qualifikation individuell vereinbart.

Tel.: +43 1 521 89 255

Weitere Informationen: Aussagekräftige Bewerbungen (Motivationsschreiben, Lebenslauf sowie Gehaltsvorstellungen) zusammengefasst in einem PDF-Dokument bitte über das Bewerbungsformular unter Assistenz der Betriebs- und Programmleitung Atelierhaus Wien (all genders) – PMC bis einschließlich 12. Oktober 2025 senden.

Bewerbungen werden laufend berücksichtigt und die Stelle gegebenenfalls auch vor Ende der Einreichfrist besetzt.

Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen, können leider nicht ersetzt werden.