(m/w/d)

Deine Aufgaben

In dieser vielseitigen Rolle bist du das organisatorische Herzstück unseres Unternehmens in Miltenberg – und die rechte Hand der Geschäftsleitung. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Office-Alltag, unterstützt die Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen und trägst aktiv zu einer positiven, effizienten Arbeitskultur bei.

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen
• Erstellung, Formatierung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen
• Übernahme von Protokollen, Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen
• Schnittstellenfunktion zu internen Teams und externen Partnern

Organisation, Verwaltung / Kommunikation

• Büroorganisation und -management: Bestellung, Lagerung und Verwaltung von Büromaterialien
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post sowie E-Mail-Korrespondenz
• Termin- und Kalenderkoordination für interne und externe Besprechungen
• Reisemanagement (Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen für Mitarbeiter oder die Geschäftsführung)
• Professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonaten

Finanzen & Einkauf

• Prüfung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen
• Verwaltung der Kasse inkl. Belegführung

Infrastruktur & Facility Management

• Organisation und Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten, Reinigung (z. B. Gebäude, Geräte)

Nice-to-Have-Aufgaben (optional, aber wünschenswert)

• Planung und Organisation von Teamevents, Firmenfeiern und Workshops
• Einkauf und Organisation der Mitarbeiterverpflegung
• Koordination von Sicherheits- und Compliance-Themen (z. B. Brandschutz, Erste Hilfe)

Unser Ziel ist es, das Team und die Unternehmensleitung jederzeit bestmöglich zu unterstützen und einen reibungslosen Ablauf im Unternehmensalltag sicherzustellen.

Dein Profil

Ausbildung & Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekauffrau/-mann)
• oder ein Studium mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund (z. B. BWL, Management, Hospitality)
• Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Rechnungsprüfung von Vorteil

Berufserfahrung

• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Assistenz der Geschäftsleitung, Office Manager/in, Teamassistenz)

Organisation & Arbeitsweise

• Hervorragendes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professionelles, freundliches Auftreten

IT- & Sprachkenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook, PowerPoint)
• Erfahrung mit Back-Office-, ERP- oder CRM-Systemen wünschenswert
• Fließendes Deutsch in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Das bieten wir dir

Beim Einstieg wirst du von einem erfahrenen Team begleitet, das dich dabei unterstützt, dein Wissen gezielt einzubringen und ein tiefes Verständnis für unsere Arbeitsweise sowie unsere internen Systeme zu entwickeln.

Die Einarbeitung erfolgt praxisnah im Rahmen eines "Training on the Job" und durch persönliche Begleitung durch erfahrene Mentor:innen. Neue Kolleg:innen übernehmen von Beginn an eigenverantwortlich passende Aufgaben und werden kontinuierlich gecoacht. Ein gutes Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke sind dabei von großem Vorteil.

Abwechslungsreiche Tätigkeiten und vielfältige Lernmöglichkeiten ergeben sich zudem aus der Mitarbeit an spannenden Projekten – etwa im Rahmen interner Verbesserungsinitiativen oder bei der Einführung neuer Prozesse und Tools.

Ein dynamisches, offenes Team und ein modernes Arbeitsumfeld sorgen dafür, dass du dich bei uns wohlfühlst.