Wir sind das Bereichsleitungsteam der Gemeinwesenarbeit der Caritas Wien. Wir gestalten und verantworten einen vielfältigen Bereich mit spannenden gemeinwesenorientierten Projekten und Angeboten. Dabei arbeiten wir modern, vernetzt und lösungsorientiert an der Stärkung von Teilhabe und gesellschaftlichem Zusammenhalt. Die Assistenz unterstützt die Bereichsleitung und das Team als zentrale organisatorische Schnittstelle in der strukturellen und administrativen Steuerung des Bereichs.

Generalist*in als Assistent*in der Bereichsleitung Gemeinwesenarbeit (m/w/d)

Anstellungsart Teilzeit Stundenausmaß 20 - 25 Wochenstunden Arbeitsort Mooslackengasse
1190 Wien Beginn Ab sofort

Teilzeit 20 – 25 Wochenstunden | ab sofort

Deine Aufgaben

Büroorganisation und Administration

• Unterstützung bei administrativen Aufgaben (z. B. Laptop‑Tausch, Führung von Inventarlisten)
• Bearbeitung allgemeiner E‑Mail‑Anfragen
• Organisation des Ein‑ und Ausgangs der Post

Termin‑ und Sitzungsmanagement

• Koordination komplexerer Termine innerhalb des Bereichs sowie mit internen und externen Schnittstellen
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen (Terminabstimmung, Versand von Einladungen, Raumbuchungen)

Dokumenten‑, Ablage‑ und Wissensmanagement

• Pflege, Strukturierung und laufende Optimierung von Ablagesystemen und Dokumentenmanagement
• Unterstützung des Wissensmanagements im Bereich durch die Erstellung von Orientierungshilfen, die den Zugang zu organisationsweiten Informationen erleichtern und bereichsspezifisches Wissen bündeln
• Wartung und Pflege von E‑Mail‑Verteilern

Formale Unterlagen und Schnittstellenarbeit

• Organisation und Pflege formaler Unterlagen und Vereinsdokumente
• Schnittstelle zur Direktion in administrativen und organisatorischen Belangen
• Unterstützung des Teams Finanz‑ und Förderwesen bei Bedarf

Dein Profil

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation mit hoher Affinität zum sozialen Sektor
• Organisationstalent: Du behältst auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick und arbeitest strukturiert, genau und eigenverantwortlich
• Kommunikationsstärke: Freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Kolleg*innen und Schnittstellen
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Haltung: Ein Herz für soziale Gerechtigkeit und Freude an der Arbeit in einem lebendigen, multikulturellen Umfeld

Unser Angebot

• Mehr Freizeit: Zwei zusätzliche Urlaubstage nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr und drei dienstfreie Tage pro Jahr (Karfreitag, 24.12., 31.12. bzw. Ersatz)
• Home Office & Gleitzeit: Flexible Arbeitsgestaltung für eine gute Work-Life-Balance
• Jobticket: Zuschuss bis zu € 506,40 pro Jahr für eine Öffi-Jahreskarte oder ein Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr
• Augenhöhe und Wertschätzung: Dich erwartet ein tolles, starkes Team in dem es um Wertschätzung und Respekt in der täglichen Zusammenarbeit geht.
• Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Gesundheit und Unterstützung: Gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Sozialberatung für private und berufliche Herausforderungen
• Vergünstigungen und Gutscheine: Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und mehr sowie steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine und spezielle Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern

Gehalt: Je nach Berufserfahrung für 20 Wochenstunden € 1.460,54 bis € 1.686,43 brutto und für 25 Wochenstunden € 1.825,68 bis € 2.108,04 brutto.

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Mitarbeiter*innen mit Behinderung werden bei uns durch unsere Behindertenvertrauenspersonen und das Ability Management begleitet und unterstützt. Klick einfach auf "Jetzt bewerben!" und übermittle uns deine Unterlagen.