Unser Klient ist ein eigentümergeführtes, pharmazeutisches Unternehmen, das weltweit agiert und sich dynamisch weiterentwickelt. Zur proaktiven und eigenständig koordinierenden Unterstützung eines Vorstandsmitglieds suchen wir eine fokussierte, engagierte und erfahrene Verstärkung im Wiener Headquarter (Innenstadt) mit ein bis zwei-monatlicher Reisetätigkeit an einen Produktionsstandort in Ostösterreich.

Global Administrative & Project Coordinator (w/m/x)

Vollzeit

IHRE KÜNFTIGE ROLLE

• Eigenständige koordinative Unterstützung des Vorstandsmitglieds im Headquarter (HQ) und an einem Produktionsstandort in allen organisatorischen, administrativen und fachlichen Belangen
• Koordination und proaktives Management von Terminen, Meetings und Dienstreisen mit globalem Outreach
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von (Management-)Präsentationen, Protokollen & Report (v.a. auf Englisch) oder Texten (u.a. Ghostwriting)
• Wahrnehmung von Koordinations- und Informationsaufgaben (Recherche, Sammlung und Aufbereitung relevanter geschäftsbezogener Informationen)
• Selbstständige Definition und Betreuung interner administrativer Abläufe sowie Erstellung von SOPs
• Mitarbeit und Unterstützung bei positionsrelevanten Tätigkeiten
• Kommunikationsschnittstelle zu den jeweiligen internen und externen Stakeholdern
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den definierten Abteilungen (u.a. mit dem Supply Chain Team, Finanz und den definierten Manufacturing Operations)

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Rund 10 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion - wünschenswert in einem global tätigen Life Science-/Pharma-Unternehmen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, FH, Uni, etc.)
• Führerschein (PKW)
• Ausgeprägte Zahlenaffinität gepaart mit unternehmerischem Denken
• Vorausschauendes Organisationstalent, das den Überblick und Blick fürs Ganze mitbringt
• Freude, eigeninitiativ, eigenständig und hands-on arbeiten zu dürfen und zu müssen
• Hohes Maß an zeitlicher Flexibilität sowie sehr hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft
• Englisch und Deutsch mit hohem Sprachgefühl auf muttersprachlichem Niveau
• Sehr hohe IT-Affinität / -Kompetenz und sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (u.a. MS Word, Excel, Power Point); SAP (ByDesign)-Know-how wünschenswert
• Sie stehen als Mensch für Ehrlichkeit und Korrektheit; Ihre ausgeprägte Loyalität, Ihr Sinn für Eigenverantwortung und Engagement sowie Ihre exakte, strukturierte Arbeitsweise und Sensibilität beim Umgang mit Menschen und vertraulichen Informationen zeichnen Sie weiters aus
• Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit mit langem Atem und sorgfältiger, umsichtiger sowie eigenständiger und ergebnisorientierter Arbeitsweise
• Als Teamplayer*in haben Sie darüber hinaus einen ausgeprägten Wunsch nach einem dynamischen Arbeitsumfeld und kultureller Diversität
• Und bei aller Seriosität: Sie sind wie Sie sind und lachen – wenn Ihnen danach ist - liebend gerne!

DAS BESONDERE AN DIESER POSITION

• Ihre Position ist im Fachbereich eine neugeschaffene: vielseitig, abwechslungsreich, eigen-verantwortungsvoll mit hohem Gestaltungsspielraum
• Ihr Arbeitgeber ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit vielversprechenden Projekten
• Darüber hinaus sind Sie laufend in Kontakt mit Expert*innen auf weltweiter Ebene
• Unser Klient bietet für diese unternehmens- und erfolgsrelevante Position mit Einstufung auf "Manager"-Level eine kompetitive Bezahlung von rund EUR 70.000 (Jahresbruttogehalt) plus 15% Jahresbonus - abhängig von Ihren positionsrelevanten Qualifikationen und Erfahrungen, Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen (u.a. Vertrauensarbeitszeit, Büro- und Smart Working, Essensgutscheine u.a.)
• Ein motivierendes Arbeitsklima in einem globalen Team: ein ausgeprägtes Teamgefühl mit hoher Wertschätzung und gelebtem Miteinander warten auf Sie!

HABEN WIR IHR INTERESSE GEWECKT?

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Ihre Ansprechpartnerin, Mag. Birgit Wandrak, wird sich nach Erhalt der Unterlagen sehr gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wir bitten Sie, uns bei einer DSGVO-konformen Bearbeitung Ihrer Dokumente zu unterstützen und von einer E-Mail-Bewerbung abzusehen.