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Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

Unsere Administrative Unit Facility Service and Lab Integration sucht weitere Ingenious Partner für den Standort Wien . Wir decken alle Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen sowie technischen Infrastruktur unserer Gebäude erforderlich sind, ab. Das umfasst ebenso geschäftsunterstützende Dienstleistungen, welche die Nutzung unserer Standorte und Gebäude verbessern, die Kosten- und Leistungsrechnung aller Kosten im Lebenszyklus sowie die Steuerung des Prozesses der Bereitstellung von Flächen, einschließlich der prozessgesteuerten nachhaltigen Planung von Neu-/, Zu-/, Umbauten sowie Revitalisierungen. Außerdem übernehmen wir die Projektsteuerung für die Sicherstellung und Herstellung der erforderlichen verwaltungs- und laborspezifischen Infrastruktur für alle Neu-, Zu- und Umbauten.

Mitarbeiter:in für den Empfang - Front Office

FACILITY SERVICE & LAB INTEGRATION

• Im Front Office sind Sie erste Ansprechperson für unsere Gäste und Kund:innen und somit ’Visitenkarte des AIT’.
• Sie sind die professionelle Schnittstelle zu den Kolleg:innen und vor allem zu den Kolleg:innen der Offices der verschiedenen Abteilungen und halten Kontakt zu Facility Services and Lab Integration und dem Reinigungspersonal.
• Verantwortung für den Empfangsbereich: Erste Anlaufstelle für Gäste, Lieferanten und Kolleg:innen
• Gästemanagement: Begrüßung, Betreuung, Information und Beratung von Gästen und Besucher:innen inklusive Kundendatenpflege und Unterstützung bei Anfragen und Wünschen (Auskunft, Taxi etc.)
• Organisation von Besprechungsraum- Infrastruktur und Küchenbereich: Pflege und Kontrolle von Meetingräumen, inkl. Koordination der Bewirtungen und Organisation via Raumbuchungskalender, Sicherstellung / Prüfung des benötigten Equipments.

• Gestaltung, Koordinierung und Beaufsichtigung einer effizienten Meetingkultur.
• Bestandsverwaltung und Bestellungen von Büromaterial und Getränken sowie Beauftragung kleiner Reparaturen.
• Entgegennahme von Telefonaten und Weitervermittlung an die richtigen Ansprechpersonen sowie erste Auskunftserteilung.
• Unterstützung bei der internen Postverteilung .
• Gestaltung, Koordinierung und Beaufsichtigung einer effizienten Fuhrparkkultur in Abstimmung mit dem Fuhrparkmanagement.
• Als Teil der Abteilung Facility Services and Lab Integration können auch kleine unterstützende Tätigkeiten im Bedarfsfall bei Ihnen anfallen (Unterstützung Zutrittskartenmanagement, Unterstützung Fuhrparkmanagement, Kommunikation zum externen Betriebsrestaurant, etc.)

Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:

• Sie haben erste Erfahrung im Empfangsbereich oder im Back Office
• Die gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sind Ihnen vertraut
• Sie haben Freude daran, andere zu unterstützen, zu organisieren und im Team zu arbeiten
• Kommunikation, Telefonate und Interaktion mit anderen machen Ihnen viel Spaß
• Sie sind freundlich und zuvorkommend und legen Wert auf professionelles Arbeiten
• Sie sind einfühlsam, verlässlich und multitaskingfähig
• Sie verfügen über gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift

Was Sie erwarten können:

Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 33.376,--.Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen und individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben