Vollzeit | Karenzvertretung

Die Technische Universität Wien – kurz: TU Wien – liegt im Herzen Europas, an einem Ort kultureller Vielfalt und gelebter Internationalität. Hier wird seit über 200 Jahren im Dienste des Fortschritts geforscht, gelehrt und gelernt. Die TU Wien zählt zu den erfolgreichsten Technischen Universitäten in Europa und ist mit über 30.000 Studierenden und rund 5.000 Mitarbeiter_innen Österreichs größte naturwissenschaftlich-technische Forschungs- und Bildungseinrichtung.

In der Fachgruppe Administrative Services ist eine Stelle als Office Allrounder (all genders) voraussichtlich ab Oktober 2025 (40 Wochenstunden, befristet auf voraussichtlich 1 Jahr bzw. auf die Dauer der Karenzvertretung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragen in allen administrativen Belangen (Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge, Kautionen, eigenständige Verwaltung der Praktika)
• Abrechnungen von Exkursionen und ggf. wissenschaftlichen Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen und Workshops)
• Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_innen in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung des Teams im laufenden Universitätsbetrieb (z.B. Raumbuchungen, Bestellabwicklungen, Zutrittssystemverwaltung, einfache Personalagenden)
• Pflege der Einträge in die Publikationsdatenbank der TU Wien
• Unterstützung des SAP-Teams bei Aufgaben in der Buchhaltung
• Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen sowie allgemeine Aufgaben im Sekretariat
• Betreuung von Gästen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Matura (z.B. HAK, HLA, etc.)
• Einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position bzw. im Office-Management, Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (speziell MS Office: Word, Excel)
• Digitale Kompetenzen und Innovationsbereitschaft
• Vorkenntnisse in SAP, Buchhaltung, digitalen Verwaltungs- und Managementtools von Vorteil
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf Niveau B2 oder C1
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität, vernetztes Denken und Genauigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein
• Begeisterungs- und Lernfähigkeit
• Resilienz und Ressourcenorientierung
• Professionalität sowie Kommunikationskompetenz
• Hohe Kundenorientierung, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft

Wir bieten

• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Teleworking Möglichkeit
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe Benefits)
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.560,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 18.09.2025.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:
Carmen Keck
+43 1 588 01 406201
TECHNIK FÜR MENSCHEN

Die Bewerber und Bewerberinnen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.