The Blue Effekkt GmbH ist eine Investment-Boutique mit Sitz in Wien, die sich auf die Unternehmensberatung und Investment-Advisory spezialisiert hat. Als eigentümergeführtes Beratungsunternehmen mit Partnern in der DACH-Region liegt unser Fokus auf strategischer und operativer Exzellenz. Im Mittelpunkt unseres Erfolgs steht ein außergewöhnliches Team, das sich durch Zusammenhalt, Wertschätzung und Freude an der gemeinsamen Arbeit auszeichnet. Werden Sie Teil einer außergewöhnlichen
Unternehmenskultur.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit im Office Management mit Organisationstalent, Verlässlichkeit und Hausverstand, die/der für reibungslose Abläufe im Büroalltag sorgt. Als zentrale Drehscheibe im Unternehmen halten Sie den Betrieb am Laufen – strukturiert, lösungsorientiert und teamnah.

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

• Organisation und Koordination des Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen
• Proaktive Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
• Sicherstellung einer professionellen internen und externen Kommunikation
• Aufbau und Pflege effizienter Beziehungen mit externen Dienstleistern und Lieferanten zur Gewährleistung qualitativ hochwertiger Leistungen
• Professionelle Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern in einem gepflegten und einladenden Umfeld
• Bearbeitung von Lieferantenrechnung in enger Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Lohnabrechnungsdienstleistern und Wirtschaftsprüfern
• Aufrechterhaltung eines gut organisierten, effizienten und inspirierenden Büroambientes
• Verwaltung von Büromaterialien und Ausstattung
• Facility Management: Koordination von Handwerkern, Wartun

Ihr Profil – was Sie mitbringen sollten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-, MS-Teams-Kenntnisse,sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Diskretion, Verlässlichkeit unf selbstständige Problemlösungsfähigkeit
• Freundliches Auftreten, exzellente Umgangsformen und Teamfähigkeit
• Freude daran, Prozesse mitzugestalten und proaktiv mitzudenken