Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

37 Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Besetzung ab: 01.07.2025

Stundenausmaß: 15,00

Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 31.10.2025

Stellen ID: 4256

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ausführliche Beschreibung

Das Institut für Externes Rechnungswesen, Innovation und Strategie, sucht eine engagierte Karenzvertretung für die Position Organisationsassistenz im Ausmaß von 15 Wochenstunden. Wir bieten Ihnen ein vielseitiges Arbeitsumfeld und die Mitarbeit in einem motivierten Team. Wenn Sie über sehr gute organisatorische Fähigkeiten verfügen, gerne selbstständig und verlässlich arbeiten und den Überblick behalten, dann willkommen in einem motivierten Team! Die Stelle ist bis 31.10.2025 aufgrund der Abwesenheit eines/r Mitarbeiter*in befristet.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Orgnisationsassistenz unterstützen Sie den Fachbereich Finacial Accounting and Reporting und den Fachbereich des Governance und Non Profit Institutionen am Institut für Rechnungswesen, Innovation und Strategie und führen Verwaltungsaufgaben durch.

Ausführliche Beschreibung

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehr- und Prüfungsaufgaben Reisetätigkeiten.
• Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie administrieren den Ausschreibungs- /Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie aktulaisieren regelmäßig die Hompage in der deutschen und englischen Sprache

Ausführliche Beschreibung

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Muss Kriterien:

• Sie sind engagiert, zuverlässig und strukturiert in ihrer Arbeitsweise und zeichnen sich durch eine hohe Eigenmotivation bei der Arbeit aus
• Sie besitzen eine hohe Eigenmotivation bei der Arbeit
• Sie besitzen ein hohes Organisationstalent
• Sie sind stets bereit Neues zu lernen und haben die Bereitschaft sich in neue Sachverhalte einzuarbeiten
• Sie besitzen eine Matura (AHS, HAK, HBLA) oder eine gleichwertige Qualifikation
• Sie haben eine hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit mit exzellenten Deutschkenntnissen und idealerweise sehr gute Englischkenntnisse
• Sie haben sehr gute EDV Anwenderkenntnisse in den gängigen Anwenderprogrammen (zum Beispiel Word, Excel, Power Point) und können sich schnell in neue Softwareprogramme einarbeiten
• Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunkative Kompetenz

Soll Kriterien:

• Sie haben eine freundliche und zuvorkommende Wesensart
• Sie sind flexibel und haben eine hohe Bereitschaft zur Einarbeitung neuer Themenbereiche
• Sie haben Berufserfahrung wie zum Beispiel im Office Management
• Kenntnisse von universitären Verwaltungsabläufen sind von Vorteil
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, Typo3

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz

Ausführliche Beschreibung

Das bieten wir Ihnen:

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gute Öffentliche Anbindung : Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit Öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Vielfalt und Chancengleichheit: Wir schätzen Diversität und fördern eine inklusive Arbeitsumgebung

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Arbeitszeugnisse und/oder Empfehlungsschreiben