An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in am Institut für Europarecht, Internationales Recht und Rechtsvergleichung

34 Rechtswissenschaftliche Fakultät

Besetzung ab: 01.10.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Stellen ID: 4197

Organisationsassistent*in am Institut für Europarecht, Internationales Recht und Rechtsvergleichung

In der Abteilung für Völkerrecht ist ab 1. Oktober 2025 eine Stelle als Organisationsassistent*in (50 Prozent, halbbeschäftigt) im Sekretariat von Univ.-Prof. Dr. Michael Waibel LLM MSc zu besetzen. Wenn Sie gerne organisieren und den Überblick behalten und Interesse an der Wissenschaft haben, dann willkommen im Team! Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine anschließende Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt.

Ihr persönlicher Wirkungsraum/Ihr Aufgabengebiet:

Wir leben Diversität in unserem inklusiven, internationalen Team. Der Schwerpunkt unserer Forschung und Lehre liegt im Internationalen Recht und dem Wirtschaftsvölkerrecht. Wir bieten flexible Arbeits- und Weiterbildungsmöglichkeiten und ein angenehmes, kollegiales Arbeitsklima. Das Team Professor Waibel besteht derzeit aus 1 Postdoc-, 5 Praedoc- und 1 administrativen Kolleg*innen.

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie Professor Michael Waibel und sein Team und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Forschungsmanagement, Budget und Lehre eigenständig durch. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie strukturieren gerne verschiedene Aufgabenstellungen und sind gut darin, diese zu priorisieren. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe kommunikative und soziale Kompetenz.

Das machen Sie konkret:

Sekretariat

• Zentrale Schnittstelle für die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Studierenden, der Universität, Projektpartnern und dem Team
• Personalverwaltung und Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Angelegenheiten
• Aufbereitung von Besprechungsunterlagen
• Datenpflege und Ablage, einschließlich Literaturverwaltungssystem Endnote
• Reisemanagement, einschließlich Refundierung
• Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
• Termin- und Raumkoordination
• Allgemeine Sekretariatsagenden

Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb

• Betreuung und Bearbeitung von Anfragen von Studierenden
• Aufbereitung von Materialien für E-Learning
• Erstellen und Verwalten von Einträgen in Datenbanken für Veröffentlichungen
• Organisation von Prüfungen und Noteneintrag
• Unterstützung bei der Einreichung von Drittmittelanträgen
• Mitorganisation von Gastvorträgen und Tagungen

Budgetverwaltung

• Veranlassung von Zahlungen zur Begleichung von Rechnungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System)
• Verwaltung von Berufungs- und Drittmittel
• Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens C1) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit sowie Service- und Lösungsorientierung
• Kommunikationsgeschick und Behalten des Überblicks
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office)

Von Vorteil sind:

• Erfahrung im Büromanagement
• Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
• Erfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodle
• Erfahrung mit der Administrierung von Forschungsprojekten
• Hohe IT-Affinität

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (auf Basis Vollzeit) = 1.349,50 brutto/Monat für 20 Stunden) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Sicherheit: Wir bieten einen sicheren Arbeitsplatz, auch in Krisenzeiten, an der größten Forschungsinstitution Österreichs.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

Bewerbung über unser Jobportal – Button mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben (1 Seite)
• Lebenslauf (2 Seiten)
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikationen und Notenliste (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium)
• Dienstzeugnisse
• Emails zweier Referenzgeber*innen, die über Sie Auskunft geben können
  
  

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Anna Elisabeth Zimmermann

Anna.elisabeth.zimmermann@univie.ac.at

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Michael Waibel

michael.waibel@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.