Für unser Institut für Beratung und Therapie (IBT) suchen wir ab dem 01.07.2026 eine Teamassistenz (m/w/d) im Sekretariat. Es handelt sich um eine unbefristete Anstellung auf Minijob-Basis mit einer wöchentlichen
Arbeitszeit von 8,5 Stunden.

Als zentrale Anlaufstelle unserer Beratungsstelle tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass Familien und ugendliche sich vom ersten Moment an willkommen fühlen und unsere Beratungsangebote gut organisiert
stattfinden können.

Aufgaben

• Empfang & Telefonzentrale:
  Sie sind die erste Anlaufstelle für Eltern, Kinder und Jugendliche, nehmen Anrufe
  entgegen, koordinieren Anmeldungen und leiten Anliegen an die Berater*innen weiter.
• Terminmanagement:
  Sie vereinbaren und koordinieren Gesprächstermine und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Beratungsalltag.
• Erste Kontaktaufnahme:
  Sie klären telefonisch das Beratungsanliegen (z. B. bei Erziehungsfragen oder
  Trennungssituationen) zur Vorbereitung der fachlichen Beratung.
• Verwaltung & Dokumentation:
  Sie legen Klientenakten an, pflegen Dokumente und erfassen Daten sorgfältig unter
  Beachtung der Schweigepflicht. Zudem bearbeiten Sie den zentralen Mailverkehr.
• Organisation & Unterstützung des Teams:
  Sie bereiten Besprechungsräume vor, bearbeiten die Post, übernehmen Bestellungen von Verbrauchsmaterialien und unterstützen bei organisatorischen Abläufen (z. B. Terminabsprachen mit Handwerker*innen).
• Information & Auskunft:
  Sie informieren über Angebote der Beratungsstelle, etwa Elternkurse oder weitere

Qualifikation

• Sie haben idealerweise Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich –
  eine kaufmännische Ausbildung ist willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Sie arbeiten zuverlässig, sorgfältig und behalten auch bei mehreren Anfragen den Überblick.
• Sie gehen freundlich, respektvoll und einfühlsam mit Menschen um.
• Diskretion ist für Sie selbstverständlich – besonders im Umgang mit sensiblen Daten.
• Sie sind sicher im Umgang mit gängigen Office-Programmen.
• Sie arbeiten gerne im Team und bringen sich verantwortungsbewusst ein.

Benefits

• Mindestens 31 Tage Jahresurlaub (bei einer 5-Tages-Woche) – für Ihre Erholung und Work-Life-Balance.
• Eine sinnvolle Tätigkeit in einer Organisation, die sich für Kinder, Jugendliche und Familien einsetzt.
• Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung – Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung liegt uns am Herzen.
• Betriebliche Altersvorsorge – wir unterstützen Sie bei Ihrer finanziellen Absicherung für die Zukunft.
• Jobticket mit einem Arbeitgeberzuschuss – umweltfreundlich und bequem zur Arbeit kommen.

Das Institut für Beratung und Therapie (IBT) ist eine staatlich anerkannte Erziehungsberatungsstelle
in freier Trägerschaft des Kinderschutzbund OV Wiesbaden e. V. Die Beratung ist kostenfrei und steht Eltern – einzeln oder gemeinsam – sowie Jugendlichen aus Wiesbaden offen.

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Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Sie!