Diesen Beitrag können Sie leisten

• Selbständige Koordination und Planung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf und das fristgerechte Eintreffen der Dokumente für Treffen, Sitzungen etc.
• Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Dossiervorbereitung;
• Selbständige Bearbeitung von E-Mails und weiterer Korrespondenz (D/E/F) in Absprache mit der Abteilungsleitung und/oder der Stabschefin;
• Sicherstellung des diplomatischen Schriftverkehrs
• Protokollführung;
• Administrative Organisation der Abteilung und Sicherstellung von einheitlichen und kohärenten administrativen Abläufen in Koordination mit den Sektionsassistentinnen
• Ansprech- und Verbindungsperson zu anderen Abteilungen, Direktionssekretariat, GS und externen Stellen;
• Organisation von Dienstreisen zusammen mit den zuständigen Sektionen inkl. anschliessender Dienstreiseabrechnung;
• Administrative und logistische Koordination, Organisation und Planung von physischen, virtuellen und hybriden Events;
• Koordination und Fristenkontrolle der Termine und Jahresplanung der Abteilung sowie Absenz-und Vertretungsmanagement
• Superuser / Acta Nova
• Finanzadministration (Credit workflows etc)
• Koordination für die Beantwortung von internen und externen Anfragen

Das macht Sie einzigartig

• Höhere Berufsbildung oder kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildung zum/zur Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis von Vorteil sowie mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Selbständiges und zuverlässiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Flexibilität, teamorientierte und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent, die auch in hektischen Situationen adäquate Lösungen findet
• Integre, verschwiegene und loyale Persönlichkeit
• Interesse an internationaler Entwicklungsarbeit
• Vertiefte und sehr gute redaktionelle Sprachkenntnisse in D/F/E
• Solide ICT-Anwenderkenntnisse (Acta Nova, SAP) und Affinität zu Tools des digitalen Arbeitens

Auf den Punkt gebracht

Als Assistent/in unterstützen Sie als Mitglied des Stabs die Abteilungsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen.

Eintrittsdatum: 01.11.2025 oder nach Vereinbarung
Anstellungsart: unbefristet
Referenz-Nr.: JRQ$540-16217

Fragen zur Stelle

Barbara Jäggi Hasler
Chefin Stab Afrika
+41 58 48 00578
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Fragen zur Bewerbung

HRB EDA
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Das macht uns aus

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das grösste Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit der Schweiz. Die DEZA setzt die Aussenpolitik der Schweiz in der Humanitären Hilfe, der Entwicklungszusammenarbeit und der Ostzusammenarbeit um, in Zusammenarbeit mit anderen Bundesämtern. Sie unterstützt die Länder, Armut zu bekämpfen und globale Herausforderungen zu bewältigen. So sorgt die DEZA zum Beispiel dafür, dass benachteiligte Bevölkerungsgruppen einen besseren Zugang zu Bildung und Gesundheit erhalten oder dass Umweltprobleme gelöst werden. Einen Schwerpunkt setzt die DEZA bei fragilen und von Konflikten betroffenen Ländern.

Link zu mehr Informationen

Das bieten wir

Arbeiten für die Schweiz

Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.

Gelebte Vielfalt

Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.

Gesund am Arbeitsplatz

Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Zusätzliche Informationen

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
Frau Barbara Jäggi, Chefin Stab Afrika, Tel. +41 58 480 05 78

Bewerbungsfrist: 21. September 2025