Academic Office Manager:in 80 – 100 %

Departement: Soziale Arbeit
Arbeitsbeginn: 1. April 2026 oder nach Vereinbarung / Bewerbungsschluss: 12. Januar 2026

Wir suchen eine engagierte Person für unser Institut, die sich gerne an der Schnittstelle zwischen Hochschuladministration, wissenschaftlicher Tätigkeit und dem Sozialwesen bewegt. Als Führungsunterstützung arbeiten Sie eng mit der Leitung des Instituts sowie den drei Teamleitenden zusammen, führen und gestalten Prozesse in der Administration des Instituts wie Ressourcenplanung und -controlling in Forschungs- und Dienstleistungsprojekten sowie in der Weiterbildung. Sie unterstützen Mitarbeitende bei der Akquise, Durchführung und beim finanziellen Abschluss von Projekten und Angeboten. Sie führen bei Bedarf eigenständig Recherchen durch zur Vor- oder Nachbereitung von Team- und Leitungssitzungen und monitoren Projektausschreibungen zu den Themen des Instituts. Sie arbeiten eng mit den Stabstellen des Departements sowie der ZHAW zusammen und nehmen nach Möglichkeit Einsitz in Gremien der ZHAW. Sie bilden eine wichtige Brücke zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen und dem Institut, beantworten und triagieren Anfragen aus dem Professional und Scientific Umfeld.

Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in Sozialer Arbeit, Sozial- oder Geisteswissenschaften, Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaften. Sie bringen mehrjährige Erfahrung in Hochschuladministration, Projekt- und Wissenschaftsmanagement sowie in administrativen Abläufen und im Finanz- und Ressourcenmanagement mit. Ihr ausgeprägtes organisatorisches Geschick und Ihre Erfahrung in der Koordination komplexer Projekte und Prozesse zeichnen Sie aus. Sie arbeiten selbständig, strukturiert und präzise und haben Freude an prozessorientierten Aufgaben. Als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen am Departement sowie in der professionellen und wissenschaftlichen Community überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit. Durch Ihre Dienstleistungsorientierung und einer lösungsorientierten Arbeitsweise tragen Sie zu einem positiven Arbeitsklima bei. Sie begleiten neue Mitarbeitende durch die Prozesse der Hochschule und unterstützen sie kompetent. Neben Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit gängiger Büro- und Managementsoftware verfügen Sie über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, optional auch über Französisch- und Englischkenntnisse.

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Das Departement Soziale Arbeit , eines von acht Departementen der ZHAW, ist eine der führenden Bildungsinstitutionen in der Sozialen Arbeit in der Schweiz und bietet Aus- und Weiterbildung, Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen an.

Am Institut für Vielfalt und gesellschaftliche Teilhabe (IVGT) der ZHAW Soziale Arbeit setzen wir uns dafür ein, gesellschaftliche Teilhabe für alle Menschen zu ermöglichen, bestehende Ungleichheiten sichtbar zu machen und professionell zu bearbeiten. Wir arbeiten an der Schnittstelle von Forschung und Lehre, Praxis und Politik und entwickeln innovative Lösungen für aktuelle soziale Herausforderungen – sei es im Bereich Migration, Community Development oder soziale Sicherung. Tragfähige Kooperationen sowie ein guter, kollegialer Teamgeist machen uns aus. Wir legen Wert auf Kommunikation auf Augenhöhe, unterschiedliche Perspektiven sind uns wichtig und prägen unsere Zusammenarbeit.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.