Die Immobilienverwaltung ist unter anderem für die Beschaffung und Bewirtschaftung der Wohn- und Geschäftsliegenschaften und für die Unterbringung von Geflüchteten in der Stadt Zürich zuständig. Das Team Empfang und Administration ist für die Betreuung der Besucher*innen am Schalter, für die Telefonzentrale und die Postbearbeitung, wie auch für die Verwaltung von Schlüsseln verantwortlich.

Öffnungszeiten Empfang: Montag-Freitag, 08:00-12:00/13:00-17:00 Uhr

Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung

Aufgaben

• Sie empfangen, betreuen und beraten Klienten*innen und Besucher*innen am Schalter und bedienen die Telefonzentrale, indem Sie eingehende Anrufe beantworten und weiterleiten.
• Sie koordinieren und korrespondieren mit internen und externen Stellen sowie Ansprechpersonen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
• Sie verarbeiten die Post, inklusive Scanning von Rechnungen und Dokumenten, und verwalten sachgerecht die Schlüssel der AOZ-Liegenschaften.
• Sie übernehmen die Büromaterialverwaltung am Hauptstandort der AOZ und bewirtschaften zentrale Druckerstationen sowie grosse Druckzentren.
• Sie sind verantwortlich für die Betreuung der KV-Lernenden.
• Sie erledigen diverse administrative Aufgaben und tragen zur Optimierung interner Abläufe bei.

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung EFZ oder vergleichbare Ausbildung mit erweiterten Praxis- und Umsetzungskenntnissen
• Stilsicheres Deutsch, gute Englisch-, Italienisch- und/oder Französischkenntnisse; jede weitere Fremdsprache ist von Vorteil
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office Palette, Tutoris/Abacus von Vorteil)
• Abgeschlossene Berufsbildner*in Ausbildung von Vorteil
• Interkulturelles Feingefühl, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
• Vernetztes Denken und organisatorisches Geschick, hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit

Wir bieten

• Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
• Ein Jahressalär, je nach Berufserfahrung und Alter zwischen CHF 70'000 und 90'000.-
• 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter und Funktionsstufe
• Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
• Beitrag an Verpflegungskosten (Lunchcheck-Karte)

Über uns

Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'200 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.