Die Immobilienverwaltung ist unter anderem für die Beschaffung und Bewirtschaftung der Wohn- und Geschäftsliegenschaften und für die Unterbringung von Geflüchteten in der Stadt Zürich zuständig. Das Team Empfang und Administration ist für die Betreuung der Besucher*innen am Schalter, für die Telefonzentrale und die Postbearbeitung, wie auch für die Verwaltung von Schlüsseln verantwortlich. Die Öffnungszeiten des Empfangs sind Montag bis Freitag von 08:00-12:00 und 13:00-17:00 Uhr.

Stellenantritt: per 1. November 2025 oder nach Vereinbarung (befristet auf 1 Jahr)

Aufgaben

• Sie empfangen, betreuen und beraten Klienten*innen und Besucher*innen am Schalter und bedienen die Telefonzentrale, indem Sie Anrufe entgegennehmen und gezielt weiterleiten.
• Sie koordinieren die Kommunikation mit internen und externen Stellen und stellen einen reibungslosen Informations- und Arbeitsfluss sicher.
• Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und sind verantwortlich für das Scannen von Rechnungen und Dokumenten.
• Sie gewährleisten die fachgerechte Verwaltung und Ausgabe der Schlüssel der AOZ-Liegenschaften.
• Sie übernehmen die Verwaltung des Büromaterials am Hauptstandort der AOZ sowie die Bewirtschaftung der zentralen Druckerstationen.
• Sie erledigen vielseitige administrative Aufgaben und unterstützen das Team in organisatorischen Belangen.

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung (EFZ) mit fundierten Praxis- und Umsetzungserfahrungen
• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch sowie gute Kenntnisse in Englisch, Italienisch und/oder Französisch; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen (MS Office-Palette); Erfahrung mit Tutoris oder Abacus ist von Vorteil
• Ausgeprägtes interkulturelles Feingefühl sowie hohe kommunikative Kompetenz
• Vernetztes Denken, organisatorisches Geschick sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit

Wir bieten

• Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
• 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
• Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
• Beitrag an Verpflegungskosten (Lunchcheck-Karte)
• Diverse Vergünstigungen, z.B. bei Mobility Carsharing, Mobile Abos

Über uns

Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.