Du suchst eine verantwortungsvolle Assistenzfunktion, in der du im eingespielten Assistentinnen-Duo nicht nur administrierst, sondern mitdenken und mitgestalten darfst? Wir suchen per 1. Juni 2026 oder nach Vereinbarung eine visionäre, integre Persönlichkeit.

Aufgaben

• Du agierst als zentrale Schnittstelle, in gemeinsamer, vertrauensvoller Zusammenarbeit mit deiner Kollegin, für das gesamte Institut und stellst sicher, dass die unterschiedlichen Anliegen schnell, verbindlich und lösungsorientiert bearbeitet werden.
• Du managst Termine und Sitzungen vorausschauend und strukturiert, inklusive Organisation, Protokollierung und Nachverfolgung.
• Du unterstützt in der Qualitätssicherung, bei TARDOC-relevanten Themen sowie bei institutsweiten Prozessoptimierungen.
• Du übernimmst definierte HR-Aufgaben, unterstützt im Recruiting und Onboarding und sorgst so dafür, dass neue Mitarbeitende sich von Anfang an wohlfühlen.
• Du pflegst und entwickelst digitale Plattformen (SharePoint, OneNote, Intranet etc.) weiter und stellst damit sicher, dass Informationen gut strukturiert, jederzeit zugänglich und aktuell sind.
• Du arbeitest eigeninitiativ, reflektiert und mit klarem Verantwortungsbewusstsein, erkennst Optimierungspotenziale, bringst dich aktiv in Projekten ein und gestaltest die Weiterentwicklung des Instituts mit.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Assistenzbereich (z. B. Direktionsassistent*in, Chefarztsekretär*in) sowie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, von Vorteil im Gesundheitswesen
• Starke organisatorische Fähigkeiten, sehr hohe Dienstleistungsorientierung, verlässliche Arbeitsweise und zielgruppengerechte Kommunikation
• Hohe Affinität zu Daten, Strukturen und prozessorientiertem Arbeiten, Interesse an Qualitätssicherung und TARDOC-nahen Abläufen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (z. B. Outlook, Word, Excel, OneNote, SharePoint) sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit einem professionellen Schreibstil
• Integrität im Umgang mit vertraulichen und anspruchsvollen Themen sowie hohe Loyalität und Diskretion
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, vorausschauend zu denken und Aufgaben konsequent zum Abschluss zu bringen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Flexibilität in einem dynamischen Setting mit wechselnden Prioritäten

Wir bieten

Wir bieten dir mehr als nur einen Job! Wir leben eine offene Du-Kultur, die von einem unkomplizierten und persönlichen Miteinander auf Augenhöhe, Respekt und Wertschätzung geprägt ist. Als Teil unseres vielfältigen Teams aus über 120 Berufsgruppen gestaltest du aktiv ein sinnstiftendes Umfeld mit. Darüber hinaus profitierst du von attraktiven Anstellungsbedingungen, flexiblen Arbeitszeitmodellen einschliesslich Homeoffice sowie ausgezeichneten Sozialleistungen der Stadt Zürich.

Über uns

Das Stadtspital Zürich zählt mit über 36'000 stationären und rund 455'000 ambulanten Patient*innen pro Jahr zu den Top 10 der Schweizer Spitäler. Als modernes Zentrumsspital an mehreren Standorten in der Stadt Zürich bieten wir die gesamte Bandbreite der medizinischen Grundversorgung, inklusive 24-Stunden-Notfall und Intensivmedizin an. Unsere 4'500 Mitarbeitenden setzen sich täglich mit viel Engagement und Herzblut für eine exzellente Patientenversorgung ein.

Interessiert?

Für weitere Informationen steht dir PD Dr. med. Thi Dan Linh Nguyen-Kim, Institutsleiterin und Chefärztin, Telefon +41 44 416 54 02, gerne zur Verfügung.