Escola ist eine junge, dynamische Firma mit Startup-Charakter im Zentrum von Zürich. Wir entwickeln eine umfangreiche Schulsoftware, die den Alltag von Lehrpersonen, Schulverwaltungen, Schulleitungen, Eltern und Schüler:innen in über 400 Schulen der Schweiz spürbar vereinfacht.

Damit bei uns weiterhin alles rund läuft, suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, um unser Backoffice- & Marketing-Team sowie unsere Geschäftsleitung zu unterstützen.

Du sorgst dafür, dass Prozesse sauber funktionieren, Mitarbeitende gut betreut sind und Zahlen, Verträge und die Abläufe in der Administration stimmen – kurz: Du hältst uns den Rücken frei und bist in anspruchsvollen Situationen auch bereit, die Extra-Meile zu gehen.

Aufgaben

🤝 Unterstützung Marketing & Assistenz Geschäftsleitung

• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
• Vorbereitung von Unterlagen für Präsentationen und Sitzungen
• Unterstützung bei Marketing-, Messe-, Versandaktionen oder Messeaufbau-Arbeiten (von Vorteil: Führerausweis, unter anderem für den Transport von Messematerialien)

💰 Unterstützung bei den Finanzen & Buchhaltung

• Rechnungsstellung
• Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
• Pflege von Kunden-, Vertrags- und Rechnungskontakten
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inkl. Mahnwesen
• Unterstützung bei Jahresabschlüssen
• Kontrolle externer Buchhaltungsarbeiten
• Pflege von Budget-, Hardware- und anderen Übersichtslisten

🧑‍💼 Unterstützung im HR & Personaladministration

• Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen Anliegen
• Personalverwaltung (u.a. Eintritte, Mutationen, Jubiläen, Erstellung von Arbeitsverträgen)
• Bewerbermanagement: Publikation von Inseraten, Mithilfe beim Bewerbungsprozess, Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen
• Organisation von internen Weiterbildungen/Events

📁 Office Management & Administration

• Verantwortung für den reibungslosen Büroalltag (u.a. Bestellungen von Lebensmitteln und Hygieneartikeln, Führung des Ämtliplans)
• Bestellwesen: u.a. Büromaterialien, Hardware für Mitarbeitende und Kundengeschenke
• Sichtung und Bearbeitung der eingehenden Briefpost
• Koordination und Kommunikation mit der Hausverwaltung und dem Reinigungsinstitut
• Aufbereiten, Prüfen, Versenden und digitale Ablage von Verträgen

Qualifikation

🗂️ Strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise

📊 Freude an Organisation, Zahlen und sauberen Prozessen

🔒 Diskretion und hohes Verantwortungsbewusstsein

💬 Kommunikationsstärke und ausgeprägte Dienstleistungsmentalität

💻 Sicherer Umgang mit digitalen Tools

🚀 Freude daran, in einem lebendigen KMU mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

✍️ Stilsicheres Deutsch sowie gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise

⭐ Von Vorteil: Erfahrung im Backoffice oder im HR-/Finanzbereich

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem agilen, kurzweiligen Umfeld und ein hohes Mass an Selbstverantwortung
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
• 5 Wochen Ferien und tolle Benefits bei der beruflichen Vorsorge
• Eine junge, dynamische Firma mit Startup-Charakter im Zentrum von Zürich
• Regelmässige Ausflüge und Kurztrips
• Dir stehen ausreichend Kaffee, Schoggistängeli und (Es')Cola-Fröschli im Büro zur Verfügung. Jeden Dienstag ab 17.00 treffen wir uns für ein freiwilliges, gemütliches Zusammensein (von Escola offeriert), wobei eine Stunde als Arbeitszeit angerechnet werden kann 🍺🥂

Unser bunt gemischtes Team von Marketing-Spezialistinnen, Backoffice-Enthusiasten, Entwicklern, Designer:innen, Supporter:innen und Projektmanager:innen freut sich auf dich!

Wenn du auch helfen möchtest, den Schweizer Schulalltag zu erleichtern, sende deine Bewerbung mit CV und Motivationsschreiben via Join an Hannes und Janick.

Wir berücksichtigen ausschliesslich direkte Bewerbungen via Join. Bewerbungen über Stellenvermittler, Outstaffing-Firmen oder andere Job-Plattformen werden nicht beantwortet.