Office Manager (m/w/d) für den Standort Zürich

• Zurich, everywhere in Switzerland & international
• permanent
• Corporate Services
• zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) für unser Büro in Zürich. Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit (80 - 100%) besetzt werden. Sie arbeiten mit unserem Team im Zürcher Büro zusammen und stehen im ständigen Austausch mit dem zuständigen Partner für das Schweizer Büro sowie den Kolleginnen und Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Mass an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernehmen Sie organisatorische, koordinative sowie kommunikative Aufgaben und sind der erste Kontakt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Bewerberinnen und Bewerber, Lieferanten und auch Kunden.

Ihre Aufgaben bei uns

Recruiting, Marketing & Eventmanagement

• Bewerbungsmanagement vom Erstkontakt bis hin zur Einstellung
• Abwicklung vielfältiger organisatorischer und administrativer Prozesse im Recruiting (z. B. Interviewkoordination, Abstimmung mit Stakeholdern)
• Erstellung von Anstellungsverträgen und Zusatzvereinbarungen
• Organisation sowie Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen und Mitwirken bei weiteren Personalmarketing-Themen
• Zusammenarbeit mit den internationalen d-fine Entities
• Diverse Aktivitäten (z.B. Content-Erstellung für verschiedene Plattformen) im Bereich Social Media für d-fine Schweiz
• Abwicklung vielfältiger organisatorischer und administrativer Aufgaben im Bereich People Development (z.B. Mitarbeiter Rewards)
• Organisation von Kundenanlässen und jährlichen Marketingaktivitäten
• Planung und Durchführung von internen Anlässen (z.B. Team-Apéro, Fachtagungen)

Office Administration

• Allgemeine administrative Aufgaben, unterstützend und in Vertretung (z.B. Reisekostenabrechnung, Sustainability-Auswertungen, Vorbereitung des Jahresabschlusses)
• Bewirtschaftung der Büroräumlichkeiten

Ihre Expertise für uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder ein abgeschlossenes Studium, idealerweise mit relevantem Schwerpunkt
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit Social-Media Affinität
• Interesse an der stetigen Weiterentwicklung von Themen und Projekten sowie Organisationstalent
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Schweizerdeutsch wünschenswert)
• Selbständige und serviceorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

Welche Benefits bieten wir Ihnen