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Für unseren Kunden aus der Versicherungsbranche in Luzern, suchen wir eine:n erfahrene:n, motivierte:n und aufgeschlossene:n Projektleiter:in - Externes Archivierungsporjekt.

Im Zuge eines grossen Um- und Neubauprojekts wird die bestehende Archivlandschaft grundlegend neu organisiert. Ziel ist die Einführung einer externen Archivierungslösung inklusive Digitalisierung und Integration in ein modernes Dokumentenmanagementsystem – termingerecht bis zum Bezug des neuen Hauptsitzes.

Deine Aufgaben:

• Gesamtverantwortung für Planung, Steuerung und Umsetzung des externen Archivierungsprojekts
• Koordination der Ausschreibung sowie Evaluation und Auswahl des externen Archivierungs-Dienstleisters
• Abstimmung mit Key Account Vertretern aller Geschäftsbereiche hinsichtlich Evaluation, Räumung und Indexierung der Archive
• Aufbau und Sicherstellung eines nachhaltigen Prozessablaufs nach der Implementierung
• Sicherstellung der Einhaltung interner Weisungen und Standards zur Archivierung sowie Weiterentwicklung dieser (inkl. Einlieferungs- und Aktenbezugsprozess)
• Überwachung der Digitalisierung und Bereitstellung von Dokumenten im digitalen Archivsystem (Next Dokumentenmanagementsystem)
• Aktive Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern
• Regelmässiges Reporting an Projektsteuerung und Geschäftsleitung

Dein Profil:

• Mehrjährige Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement
• Bereits erfolgreich eine externe Archivierungslösung begleitet
• Fundierte Kenntnisse im Ausschreibungsprozess und im Umgang mit externen Archivierungs-Dienstleistern
• Sehr gute Kenntnisse der relevanten gesetzlichen Grundlagen wie Datenschutzgesetz (DSG), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Obligationenrecht (OR) sowie der entsprechenden Aufbewahrungsfristen
• Verständnis für kantonale und kommunale Archivierungsanforderungen
• Erfahrung in der Analyse und Optimierung von Archivierungsprozessen unter Berücksichtigung schweizerischer Compliance-Anforderungen
• Kenntnisse im Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement
• Fliessend Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch und Italienisch von Vorteil