Die vom Stadtschreiber geführte Stadtkanzlei mit rund 75 Mitarbeitenden ist eine Stabstelle des Stadtrats, die auch vielfältige Dienstleistungen für die Stadtverwaltung und die Bevölkerung erbringt. Sie ist in die Bereiche Abstimmungen und Wahlen, Kanzleidienste, Kommunikation, Organisation und Logistik, Stab Strategie und Recht sowie die Zentralen Dienste gegliedert.

Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine*n Sachbearbeiter*in Zentrale Dienste, Rechnungswesen 60-80%.

Aufgaben

• Sie bearbeiten die physisch und digital eingehende Post für den Stadtrat, den Stadtschreiber und die Allgemeine Verwaltung und leiten die Post weiter.
• Sie arbeiten bei der Vor- und Nachbearbeitung der Stadtratssitzungen mit. Dies beinhaltet unter anderem die Traktandierung, Sitzungsbearbeitung im Geschäftsverwaltungssystem und die Bearbeitung von Terminlisten. Weiter unterstützen Sie das Team während den Stadtratssitzungen im Vorzimmer und dem Pausenraum.
• Sie bearbeiten selbstständig verschiedene Aufträge der Assistentin des Stadtschreibers und helfen bei weiteren administrativen Aufgaben mit.
• Sie bearbeiten die Kreditoren (3 Buchungskreise via Kreditorenworkflow), erstellen Debitorenrechnungen sowie Hauptbuchbelege und -buchungen
• Sie helfen in der Überwachung von Ausgaben der Stadtkanzlei wie auch im internen Kontrollsystem (IKS) im Bereich Rechnungswesen mit
• Sie arbeiten gemeinsam in einem Team von vier Personen, nehmen Stellvertretungen wahr und unterstützen sich gegenseitig.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• Freude am selbständigen Ausführen von wiederkehrenden Aufgaben
• Stilsicheres Deutsch und eine sehr sorgfältige Arbeitsweise
• Freude an der Arbeit mit Zahlen
• Sehr gute Anwendungskompetenz der MS-Office-Programme
• Die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen ruhig zu bleiben
• Verschwiegenheit sowie dienstleistungsorientiertes Handeln
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

Ein kollegiales, förderndes Arbeitsklima in einer zentralen Organisation sowie ein eingespieltes Team, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut. Des Weiteren bietet Ihnen die Stelle einen Arbeitsplatz im schönen Stadthaus.
Sie profitieren von attraktiven Arbeitsbedingungen. Die Stadt beteiligt sich mit Lunchchecks an der Verpflegung. Hinzu kommt die Möglichkeit, an Abstimmungs- und Wahlwochenenden in der zentralen Abstimmungs- und Wahlleitung mitzuwirken. Die Anstellung erfolgt im Jahresarbeitszeitmodell. Als Dienstleister für die Stadt und die Stadtverwaltung beziehen wir unsere Ferien während den Schulferien.

Über uns

Die Abteilung Zentrale Dienste umfasst Unterstützungsfunktionen für Stadtrat und Stadtschreiber*in, das Sekretariat, HR sowie Finanzen/Rechnungswesen.