Effektiv arbeiten im Homeoffice
Innerhalb kürzester Zeit haben Unternehmen und Organisationen in der COVID-19-Krise einen Modernisierungsschub vollbringen müssen, der zuvor unmöglich schien – das Homeoffice ist Alltag geworden. Das zeigt zugleich, welchen enormen Stellenwert die Digitalisierung mittlerweile hat. Ohne diese Schlüsseltechnologie wäre das Arbeiten im Homeoffice nicht möglich, und Webkonferenzen oder digitaler Schulunterricht könnten nicht stattfinden.
Eine der wenigen positiven Aspekte der Corona-Pandemie ist die rasche Flexibilisierung und Digitalisierung der Arbeitswelt.
Hatten sich einige Unternehmen noch gegen einheitliche Homeoffice Regelungen gesperrt, waren sie nun durch die Ausnahmesituation zum Handeln gezwungen. „Für manchen bleibt die Heimarbeit einfach keine gute Alternative. Vielen Singles macht die Einsamkeit schwer zu schaffen. Oder wer wie ich zwei Kitakinder zu Hause hat, kann dort tagsüber eigentlich nicht viel Anspruchsvolleres tun als E-Mails zu schreiben. Andere wiederum kommen sehr gut mit dem Homeoffice zurecht“, sagt Dr. Robert Nehring, Chefredakteur der Magazine „Das Büro“ und „Modern Office“ sowie der Blogs OFFICE ROXX und OFFICE DEALZZ.
Die Unternehmen schaffen in der Regel zwar optimale technische Bedingungen, doch den wenigsten wurde vermittelt, wie sie am effektivsten daheim arbeiten können. Die meisten mussten ihren Weg selbst finden, einige scheiterten zuweilen an den Umständen oder an sich selbst, wie viele Erfahrungsberichte zeigen. Deshalb rät Stefan Hofer, Marketingleiter bei der NEUMÜLLER Unternehmensgruppe in Nürnberg:
Ziele setzen und den Tag vorausplanen
Routinen adaptieren
private Ablenkungen verhindern
die richtige Arbeitsumgebung schaffen
kein WhatsApp im Homeoffice mit Kollegen
Feierabend heißt Arbeitsende.
„Wer im Homeoffice arbeitet, sollte - im besten Fall in Abstimmung mit den Kollegen - Tages- und Wochenziele definieren. Es ist empfehlenswert, sich selbst oder im Team Deadlines zu setzen, bis wann bestimmte Aufgaben bearbeitet werden sollen.“ Auch sollte zielorientiert an einer festen Aufgabe gearbeitet werden (keine sporadische Auseinandersetzung mit mehreren Einzelprojekten).
Wie am Arbeitsplatz sind hier das Zeitmanagement und die Kommunikation entscheidend. Zudem sollten Rituale aus dem Berufsalltag auch zu Hause beibehalten werden (Wecker stellen, Frühstück, feste Arbeitszeiten am Schreibtisch, Getränkeauswahl wie in der Arbeit). Um konzentriert arbeiten zu können, ist es wichtig, schon im Vorfeld mögliche Ablenkungen zu unterbinden (Uhrzeiten festlegen, Handy ausschalten). „Dem Arbeitgeber oder Team sollten die eigenen Arbeitszeiten klar kommuniziert werden“, so Hofer. Trotz der ständigen Erreichbarkeit und Möglichkeit, auch spät abends noch Aufgaben erledigen zu können, rät er, dennoch abzuschalten, denn nur auf diese Weise kann wichtige Energie für den neuen Tag gesammelt werden, und auch das Privatleben leidet nicht.
Wer dies beherzigt, ist am Folgetag auch wesentlich produktiver im Homeoffice.
Zudem sollten häusliche Aktivitäten nicht nebenher erledigt werden. Um effektiv daheim arbeiten zu können, empfiehlt er ein Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden. Ein Vorteil des Arbeitens daheim ist auch, dass die Pausen besser genutzt werden können, um neue Energie zu sammeln (gesund kochen, “Powernap”, Bewegung im Freien). Die regelmäßige Kommunikation mit Kollegen vermittelt das Gefühl, nicht ganz allein zu sein und Arbeitsfortschritte zu sehen. Allerdings sollte sie nicht über WhatsApp oder Facebook ablaufen: „Hier gibt es zahlreiche private Inhalte oder Nachrichten, die Sie von der eigentlichen Arbeit ablenken können. Sinnvoll ist daher die Kommunikation über Videoportale, z.B. Skype oder das Angebot von Microsoft Teams. Wem das zu umständlich ist, der kann aber auch gerne auf den bewährten Mail-Kontakt oder das Telefon zurückgreifen.“ Der Marketingexperte empfiehlt regelmäßige Meetings durch Videokonferenzen, weil auf diesem Wege die Aufgaben bestmöglich besprochen werden können.
Weiterführende Informationen:
Stefan Hofer: Home-Office-Tipps: So arbeiten Sie effektiver
Alexandra Hildebrandt: Kehrt das Arbeitszimmer im 21. Jahrhundert zurück?
Robert Nehring: Smart Office & Green Office. Zwei große Trends in der Bürowelt. In: CSR und Digitalisierung. Hg. von Alexandra Hildebrandt und Werner Landhäußer. Springer-Verlag Berlin Heidelberg. 2. Auflage 2021.