Fünf Trainees gleichzeitig aus dem Homeoffice onboarden geht nicht? Oh doch!
Die Corona-Pandemie hat das gewohnte Berufsleben von vielen Menschen komplett auf den Kopf gestellt. Obwohl viele Unternehmen schon Homeoffice-erprobt sind und in der Lage waren, gewohnte Prozesse rasch umzustellen, bleibt die neue Situation dennoch eine bisher nie da gewesene Herausforderung für die moderne Arbeitswelt. Das spürten auch die fünf Trainees, die sich auf ihr neues Karriere-Abenteuer bei Gruner + Jahr, einem der führenden Premium-Magazinverlage Europas, freuten und plötzlich remote ins kalte Wasser springen mussten. Wie sich diese digitale Mammutaufgabe für die G+J-Newbies angefühlt hat, haben wir im Interview mit Freya Greskowiak, Senior HR Manager Personal- und Organisationsentwicklung, und den Trainees Tatjana Anisimov, Friederike Schöppe, Benjamin Scotti, Robin Freiwald und Christopher Kreck erfahren.
Freya Greskowiak: Diesmal haben wir alle fünf Trainees gleichzeitig starten lassen. Vor der Pandemie wurden unsere Trainees einzeln begrüßt und individuell durch die Onboarding-Phasen geführt. Digitale Lösungen, insbesondere Video-Calls, haben uns nun dabei unterstützt, ein für alle fünf Trainees gut strukturiertes, dreitägiges Onboarding auf die Beine zu stellen. So konnten die Newbies nicht nur zeitgleich die Unternehmenskultur kennenlernen, sondern auch die neuen Kollegen sowie relevante Tools, die sie fortan im Rahmen ihrer Tätigkeit nutzen werden.
Robin Freiwald: Zunächst hat jeder von uns seinen bzw. ihren Buddy kennengelernt, also eine Person aus dem Unternehmen, die entweder ehemaliger oder fortgeschrittener Trainee ist und uns virtuell an die Hand genommen hat. Der erste Tag war vor allem auf das gegenseitige Kennenlernen ausgerichtet und somit ein lockerer und sehr angenehmer Einstieg für uns.
Friederike Schöppe: Das ist noch immer so. Die ersten drei Tage hatten wir ein gemeinsames Onboarding und danach haben wir unsere jeweiligen Stationen kennengelernt. Die Aufenthaltsdauer in einer Abteilung beträgt ca. zehn Wochen. Die erste Station wird in der Regel schon vor Trainee-Start festgelegt, die darauffolgenden Bereiche können wir, nach Rücksprache mit HR und unseren jeweiligen Mentoren, mitgestalten.
Freya Greskowiak: Sowohl als auch. Am dritten Onboarding-Tag gab es z. B. einen digitalen Kennlern-Lunch mit dem Team der jeweiligen Stationen – das war ein von HR fest vorgegebener Termin. Für die Zeit in den Bereichen haben wir den Verantwortlichen ein paar wichtige Anhaltspunkte mitgegeben, wie z. B.: Führt Umlaufgespräche mit allen relevanten Kollegen, stellt projektbezogene Aufgaben zur Verfügung und bleibt unbedingt im regelmäßigen Austausch mit Buddy und Mentor des zu betreuendem Trainees. Darüber hinaus erhielten die Trainees ein gemeinsames Projekt für einen Zeitraum von sechs Wochen, um das Team-Gefühl zu stärken und sich besser kennenzulernen.
Christopher Kreck: In unserem Team starten wir jeden Montag mit einem „Corona Check-in“ – diesen nutzen wir, neben Arbeitsthemen, auch für Smalltalk, um gemeinsam in die neue Arbeitswoche zu starten. In einem Video-Call am Freitag lassen wir die Woche wiederum gemeinsam ausklingen . Hinzu kommen diverse freiwillige Termine, bei denen wir uns austauschen können – was das Onboarding insgesamt sehr kommunikativ gestaltet und enorm dabei hilft, einen persönlichen Eindruck von den Kollegen zu erhalten, die wir außerhalb der digitalen Blase noch nicht kennenlernen konnten.
Benjamin Scotti: Es kommt natürlich immer ganz darauf an, was für ein Persönlichkeitstyp man ist. Die einen sind sehr proaktiv, andere wiederum stellen sich nicht gern in die vorderste Reihe, wenn es um Smalltalk geht. Da kann es schon mal vorkommen, dass Gespräche innerhalb eines Video-Calls mehr zielorientiert als zwischenmenschlich geprägt stattfinden.
Freya Greskowiak: Wir sensibilisieren unsere Bereiche schon im Vorfeld dafür, wie wichtig es ist, regelmäßige 1on1-Calls mit neuen Mitarbeitenden zu führen. Denn gerade für die anfänglich distanzierteren Personen ist es viel einfacher, sich gegenüber einer Person zu öffnen statt vor einer großen Gruppe zu sprechen. Daher ist es immer auch sinnvoll, alle Mitglieder eines neuen Teams in 1on1s kennenzulernen, um auf eine persönlichere Ebene zu gelangen.
Robin Freiwald: Bei mir gab es z. B. ausführliche Umlaufgespräche, um ins Fachliche einzusteigen. In diesen Terminen haben mir die Verantwortlichen ihre Aufgabenbereiche genau geschildert und zudem aufgezeigt, wie sich ihre Position ins große Ganze einbettet. Auf diese Weise bin ich schrittweise an meine Aufgaben herangeführt worden, was sehr gut funktioniert hat.
Christopher Kreck: Für diese Themen sind unsere Buddies sehr hilfreich, weil wir über genau diese Dinge von Anfang an mit ihnen sprechen können. In teamübergreifenden Unternehmens-Meetings und im Intranet erhalten wir außerdem kulturellen als auch strukturellen Input, was zu einem guten Gesamteindruck verhilft. Allerdings ist auch der Austausch unter uns Trainees sehr nützlich, weil wir verschiedenste Eindrücke miteinander teilen können.
Tatjana Anisimov: Das einzige, was mir hier einfällt: Innerhalb des dreitägigen gemeinsamen Onboardings gab es thematisch die ein oder andere Wiederholung. Aber lieber etwas mehr Input zum Thema Unternehmensstruktur als zu wenig!
Freya Greskowiak: Und es gibt Herausforderungen, technisches Equipment zur Verfügung zu stellen, da auch IT-Prozesse in Zeiten von Corona komplett neu strukturiert werden mussten.
Freya Greskowiak: Ganz klar mehr virtuelle Termine! In der Vergangenheit haben wir Termine oftmals geschoben, wenn z. B. ein Trainee in einem Bereich außerhalb Hamburgs eingesetzt war. Meetings müssen nicht aufgrund von Abwesenheit immer gleich gestrichen oder verlegt werden, denn es funktioniert auch remote. Hinsichtlich flexibler Arbeitsmodelle spüren wir natürlich, dass viele Prozesse auch im Homeoffice gesichert sind.
Tatjana Anisimov: Ganz besonders freue ich mich darauf, endlich meine Kollegen persönlich kennenzulernen. Zwar verläuft das digitale Onboarding bisher sehr positiv, doch kein Video-Call kann die persönliche Begegnung ersetzen.
–––––––––––––––––
Service-Info: Virtuelle Einarbeitung interessiert Dich und ist auch in Deinem Unternehmen gerade Thema? Schau doch einmal bei unserem Instagram-Profil vorbei. Dort findest Du noch weitere Eindrücke, wie digitales Onboarding in verschiedenen Unternehmen so funktioniert. In den Highlights kannst Du unter "Onboarding @" auch mehr von Freya und dem digitalen Onboarding bei Gruner + Jahr erfahren.