Hybride Arbeitswelt – in vier Schritten die neuen Herausforderungen meistern!
Seit dem 1. Juli 2021 gilt sie nicht mehr, die Homeofficepflicht. Diese Regelung endet, aber eine einheitliche neue Regelung gibt es noch nicht. Wie es nun weitergeht, wie der zukünftige Arbeitsmodus aussehen kann, ist offen. Klar ist: Wir werden in den Organisationen eine Mischform aus Homeoffice und Büroarbeit erleben. Aber in welcher Art und Weise, das entwickelt sich gerade - wir sind mittendrin.
Für uns alle ist dieser Umbruch in die hybride Arbeitswelt neu, er bedeutet ein Herantasten, ein Ausprobieren und auch Experimentieren. Es sind neue Routinen zu finden, das hybride Arbeiten ist individuell zu definieren. Für die Organisation, die Abteilung und für die Teams.
Vor allem bedeutet dieser Umbruch Dialog: Welche neuen Gewohnheiten aus dem Homeoffice und der kompletten Remote Work möchten wir mitnehmen in die hybride Arbeitswelt? Was hat für mich persönlich gut funktioniert? Was war nützlich und hilfreich – vielleicht die Ruhe und das konzentrierte Arbeiten aus den eigenen vier Wänden? Oder gerade eben nicht die Ruhe in den eigenen vier Wänden, weil es Kind und Kegel gab, die ebenfalls Aufmerksamkeit brauchten? Arbeitswege sind weggefallen, wie konnte diese gewonnene Zeit genutzt werden? Und wann wird sich eine Geschäftsreise überhaupt wieder „richtig lohnen“?
Wir haben alle in der Coronazeit unterschiedliche Erfahrungen gesammelt und werden uns nun schrittweise in einem hybriden Arbeitsmodus wiederfinden. Wir werden auf neue Herausforderungen stoßen, in einer Arbeitswelt, in der „immer einer nicht da ist“ – sich also dazuschaltet. Wie können alle Teammitglieder, egal ob im Büro oder zu Hause, während eines Meetings gleichwertig zu einem Team integriert werden? Wie schaffen wir es, das Beste aus beiden Welten zu vereinen? Wie können die ersten Schritte in eine hybride Arbeitswelt aussehen?
1. Klarheit für Homeoffice und Bürotage – die Aufteilung klären
Homeoffice, Flexible Office, Mobile Office, Remote Work, Büro – es geht zunächst darum, diese Begriffe und Konzepte zu klären und innerhalb des Teams zu besprechen, was sie wirklich bedeuten.
Sichtbar wird gerade ein Trend in Richtung 40 % Flexible Office.
Aber was bedeutet das konkret? Heißt es, wir werden drei Tage in der Woche (egal wann) im Büro arbeiten, und an zwei Tagen (egal wann) haben wir die Wahl, vom Büro oder von zu Hause zu arbeiten? Oder bedeutet es, dass wir drei Tage fest im Büro und ebenfalls zwei Tage fest von zu Hause arbeiten werden? Dies gilt es zu klären. Oder ist es eine Möglichkeit, feste, verbindliche Tage für die Büroarbeit einzuführen? In den USA hat z.B. Apple darauf entsprechend reagiert. Tim Cook hat all seine Mitarbeiter aufgefordert, wieder zurück ins Office zu kommen. Montag, Dienstag und Donnerstag! Der Aufschrei war groß, etliche Kündigungen sind daraufhin eingegangen. Rebellion? Revolution?
Verschiedene Modelle, Ansätze und Konzepte sind denkbar. Diese Balance gilt es zu klären, unternehmensweit, in den Abteilungen oder individuell in den Teams. Es gilt, Klarheit zu schaffen und zu besprechen, wie das Beste aus beiden Welten mitgenommen werden kann in die hybride Arbeitswelt. Hier wirklich die individuellen Perspektiven der einzelnen Teammitglieder mit einzubeziehen kann hilfreich sein, um eine passende und nachhaltige Lösung zu finden.
2. Wie denn nun – das Miteinander in einer hybriden Arbeitswelt gestalten
Sobald der Arbeitsmodus klar ist, z.B. 40 % Flexible Work, können wir uns die Frage stellen: Wie sieht unser Miteinander nun aus? Wie wollen wir wirklich hybrid zusammenarbeiten?
Um gemeinsam ein klares Bild zu entwickeln, könnten sich Führungskräfte mit ihren Teams zu einem Workshop zusammentun, um einen Dialog zu schaffen und verschiedene Aspekte der hybriden Arbeitswelt zu besprechen:
Wie wollen wir hybrid zusammenarbeiten, wer wird wann wo sein?
Was sind Zweifel und Sorgen, aber auch positive Erfahrungen und Ideen?
Was erwarten wir voneinander?
Wann sind wir füreinander erreichbar?
Wie wollen wir kommunizieren, vielleicht mehr synchron im direkten Gespräch als asychron per Chat?
Es ist manchmal schwierig, sich abzugrenzen im Meetingmarathon - wollen wir z.B. zwischen 12 und 14 Uhr eine meetingfreie Zeit einräumen, damit gekocht oder mit den Kindern gegessen werden kann?
Egal welche Fragen wir wählen, es geht in diesem Workshop dabei nur um uns. Um unser tägliches Arbeiten und wie wir zusammen in einer hybriden Arbeitswelt arbeiten wollen. Es gilt, einen Umgang mit der neuen Situation zu finden, und darum, Erwartungen und Bedarfe zu teilen und die der Kollegen kennenzulernen und zu verstehen. So kann das persönliche Selbstmanagement der Teammitglieder am besten unterstützt und gemeinsam der Stresslevel ein bisschen gesenkt werden.
3. Das Büro – so wird es fit für hybrid
„Was habe ich heute zu tun? Wo möchte ich arbeiten? Wo kann ich das, was ich zu tun habe am besten erledigen?“
So in etwa könnten Fragen aussehen, die wir uns selbst in einer hybriden Arbeitswelt stellen und mit vielen Optionen beantworten könnten. Die Auswahl zu haben, flexibel zu entscheiden, von wo wir arbeiten wollen, wird einer der großen Vorteile in der hybriden Arbeitswelt sein. Das aktivitätsbasierte Arbeiten kann durch passende Räume und Konzepte unterstützt und gefördert werden. Auch darüber kann in einem Teamworkshop gesprochen werden:
Welche Tätigkeiten können und wollen wir am besten wo erledigen? Welcher Raum eignet sich gut wofür?
Was bietet unser Büro? Gibt es kreative Workshopflächen oder Learning-Labs, die wir bewusst für Projektarbeiten buchen können?
Welche Technik brauchen wir in einem hybriden Workshop? Stehen Hard- und Software bereit?
Das Büro kann zukünftig so etwas wie ein sozialer Ankerpunkt sein, der speziell für menschliche Interaktionen designt ist und auch die zufälligen Begegnungen fördert („Serendipity“). Er ermöglicht Kreativität und schafft Identifikation mit der Marke der Organisation. Denn erste Studien weisen darauf hin, dass die Unternehmenskultur unter Dauer-Homeoffice leidet. Mitarbeiter verlieren die Bindung an ihr Unternehmen, und es besteht die Gefahr, dass schon nach kurzer Zeit kulturelle Wertemuster, die über Jahre hinweg aufgebaut wurden, verblassen.
Es können bewusst Anlässe geschaffen werden, um sich als Team im Büro zu treffen, sei es das kreative Arbeiten oder durch Events, die das Teamgefühl wieder stärken. Oder das Büro wird auch bewusst wieder zu einem Ort, an dem echt taffe Gespräche geführt werden. Vor allem geht es darum, die Vorteile des Büros oder auch des Homeoffices herauszufiltern und zu besprechen, wie sie individuell gut genutzt werden können.
4. Let’s do it – day by day
Die Herausforderung für uns alle wird sein, eine Gleichberechtigung und „das gute Gefühl“ in hybriden Meetings und Interaktionen herzustellen. Ein Teil der Personen sitzt im Raum, andere sind virtuell dabei.
Es kann vielleicht ein Weg sein, dass vor Meetings – neben dem Technikcheck – gemeinsam daran erinnert wird, auf gleichwertige Gesprächsanteile der physisch anwesenden Kollegen und der online dazugeschalteten Kollegen zu achten. Die Kommunikation und die Interaktion also bewusst zu gestalten, um eine gute Atmosphäre herzustellen.
Wir werden somit alle eine Vorbildfunktion einnehmen, und es wird eine Wirkung haben, was wir tun. 40 % flexibles Arbeiten zu verkünden, aber möglicherweise 100 % Büro vorzuleben, wird sich komisch anfühlen.
Wir stehen gerade wieder vor einer großen Veränderung unserer Arbeitswelt. Lasst uns diesen Moment nutzen und die Arbeitswelt wieder einen Schritt mehr zu der zu machen, die wir wollen.