Multitasking war gestern - Fokustime ist der Schlüssel
An der Konzeption eines Projekts arbeiten, zwischendrin den Anruf von der Kollegin annehmen, die nur kurz eine Rückfrage hat, gleichzeitig auf die mit „Dringend“ betitelte Email des Chefs reagieren und eigentlich wollten Sie schon Mittagessen für die Kinder machen - die Arbeit im Home Office in Zeiten von Corona stellt viele Menschen vor Herausforderungen. Gleichzeitig verstärkt sich die Belastung durch zusätzliche Aufgaben im Haushalt und mit Familie.
Das Problem dabei ist: Tausend Dinge gleichzeitig zu machen, bedeutet weniger konzentriert und damit effizient zu arbeiten. Der Schlüssel für ein gutes und motivierendes Arbeitsumfeld lautet Fokustime. Multitasking war gestern. Konzentration auf eine Sache schafft mehr Effizienz. Das klingt simpel? Aber das Einfachste ist manchmal das Schwerste.
Selbstorganisation im Homeoffice kann nur mit klaren Strukturen funktionieren, da das Zusammenwerfen von privatem Umfeld und Arbeiten sonst schnell zu Überforderung führen kann. Mit dem Konzept Fokustime gelingt es, weil Sie Ihre Konzentration in richtige Bahnen lenken. Sie arbeiten in zeitlich begrenzten Blocks mit klaren Zielvorgaben. Das können 30, 60 oder 120 Minuten sein. Danach 10-15 Minuten Pause. In dieser Zeit sind Sie nicht ansprechbar. Das bedeutet, kein Smartphone, keine Benachrichtigungen oder Anrufe. Fokustime gilt nicht nur für inhaltliche Sprints, in denen Sie sich innovative Ideen überlegen, sondern kann auch einen ganzen Arbeitstag strukturieren.
Den ganzen Tag die gleichen Arbeitsabläufe machen? Nicht effizient. Die einzelnen Sessions sollten so strukturiert sein, dass Sie anspruchsvolleren Aufgaben in Ihrer produktivsten Phase am Tag erledigen. Bauen Sie genügend bewegte Pausen in Ihren Tag ein, damit der Kopf runterfahren kann. Das kann der Spaziergang um den Block, die Meditation auf dem Balkon oder das Putzen des Bads putzen sein. Konzentrationsschwächen nach der Mittagspause kennt jeder. Um den Zugang zur Arbeit wieder aufnehmen zu können, starten Sie mit Aufgaben, die Ihnen leicht von der Hand gehen.
Jede*r weiß am besten, zu welchen Tageszeiten die Konzentration am höchsten ist. Routinen zu etablieren, dass Sie zu festen Zeiten am Tag erreichbar sind, ist von Vorteil. Wer als Mitarbeiter*in keine klaren Grenzen setzt, muss damit rechnen, ständig eingespannt zu werden. Eine ständige Rufbereitschaft ist kontraproduktiv, weil Ablenkungen zu schlechten Ergebnissen führen. Mitarbeiter*innen im Homeoffice müssen ihre Bedürfnisse klar und offen äußern können.
Das Schwierigste an der Fokustime ist das Aufhören. Die Zeit ist abgelaufen und Sie haben nicht das geschafft, was Sie sich vorgenommen haben. Das frustriert. Machen Sie sich bewusst, dass dies kein Scheitern ist, sondern zum Prozess der Selbstorganisation dazu gehört. Besser ist es zu lernen, wieviel Zeit Sie für welche Aufgabe brauchen. Nach der Eingewöhnungszeit werden Sie den Drive erkennen, den diese Fokustime auslösen kann. Der Moment des Loslegens und Reinkommens wird schneller sein, der kreative Flow besser und Sie können sich nach den Blocks entspannter auf den Feierabend freuen.
Die Studie „Too Many Interruptions at Work?” von Gallup zeigt, dass es bis zu 20 Minuten dauern kann, bis Sie nach einer Unterbrechung Ihre Arbeit wieder aufnehmen. Das mindert Ihre Produktivität und kostet Sie wertvolle freie Zeit.
Deswegen ist fokussiertes Arbeiten die Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Sie verringert die Reize, die nichts mit der zu erledigenden Aufgabe zu tun haben. Ablenkungen werden minimiert. Gleichzeitig können wir uns nur begrenzte Zeit konzentrieren, danach lässt die Konzentration nach. Mit zeitlichen Vorgaben der Fokustime beugen wir Konzentrationsschwächen vor. Aber nicht nur das: Fokustime bedeutet Abgrenzung. Indem Sie sich auf eine Sache konzentrieren, sparen Sie sich die Zeit des Neureindenkens. Mit zeitlich begrenzten Arbeitsblocks kreieren Sie ein Arbeitsumfeld des Schaffens und Sie bekommen das Gefühl des Erledigens. Das motiviert.
Wenn Sie dieses Credo der Konzentration verinnerlichen, arbeiten Sie effizienter. Sei es Wäsche waschen, auf die Kinder aufpassen, eine Videokonferenz mit dem Chef oder die Projektideen voranbringen.
Klar ist, dass das alles nicht von heute auf morgen passieren kann. Der Spagat zwischen Homeoffice und privaten Leben ist nicht einfach. Es fällt auch nicht einfach so vom Himmel. Wichtig ist, dass Sie die Erwartungen an Ihre Selbstorganisation nicht zu hoch setzen. Es geht nicht, dass alles wie vorher läuft - nur jetzt zu Hause mit Kindern und Haushalt. Und vergessen sie nicht, immer cool bleiben und tief durchatmen.
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Autor*innen: Dieser Gastartikel wurde von Hannah Strobel und Tanja Brumbauer von ZOE erstellt. ZOE ist ein junges Team, das Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt Nachwuchskräfte zu begeistern und Nachhaltigkeit umzusetzen. Unser Ansatz verbindet Nachhaltigkeit und New Work Methoden.