Warum Deine E-Mails ignoriert werden und wie Du das mit der BLUF-Methode in 6 Schritten änderst
Du verschickst eine Mail und wartest ewig auf Rückmeldung? Mit dieser einfachen Methode passiert Dir garantiert das nicht mehr.
Ewig auf E-Mail-Rückmeldung zu warten kann wirklich Nerven rauben. Vor allem, wenn man schnell eine Rückmeldung braucht, um weiterarbeiten zu können. Auch wenn es leicht fällt, die Schuld auf das Gegenüber zu schieben, solltest Du Dich trotzdem selber einmal fragen: "Liegt es vielleicht an mir? Oder besser gesagt meinen Mails?" Denn es ist gar nicht so unwahrscheinlich, dass die Antwort "Ja" lautet. Oft fehlt in E-Mails die Struktur, und Fragen oder Arbeitsanweisungen gehen schlicht und ergreifend unter. Mit der BLUF-Methode kannst Du genau das verhindern.
Was ist die BLUF-Methode?
BLUF steht für Bottom Line Up Front = Das Wichtigste zuerst. Diese Kommunikationsstrategie stammt ursprünglich aus dem militärischen Bereich und wurde entwickelt, um Informationen schnell und präzise zu übermitteln. Anstatt den Empfänger durch lange Einleitungen zu führen, kommt die Hauptaussage direkt an den Anfang der Email.
Warum ist diese Methode so effektiv?
Mal ehrlich: Hast du an einem stressigen Arbeitstag Lust, eine lange Email auf Infos zu scannen? Empfänger·innen möchten sofort wissen, worum es in einer Mail geht, ohne lange den Text durchforsten zu müssen. Durch die BLUF-Methode präsentierst Du die Kernbotschaft direkt zu Beginn und bietest anschließend die notwendigen Details. Das spart Zeit und reduziert Missverständnisse. Angenommen Du sollst im Anschluss an ein Meeting die wichtigsten Infos noch einmal per Mail für das restliche Team zusammenfassen. Sei mal ehrlich, klingt das bei Dir bisher so:
Betreff: Rückblick auf unser Meeting
Hallo zusammen,
ich wollte noch einmal auf unser Meeting vom 10. Januar zurückkommen. Wir haben viele Themen besprochen, die ich hier kurz zusammenfassen möchte. Es war insgesamt ein produktives Meeting, und ich denke, wir sind auf einem guten Weg. Wir haben unter anderem über das Marketingbudget gesprochen. Es gibt eine kleine Änderung, die ich im im nächsten Meeting noch mal erklären werde. Außerdem war der Produktlaunch ein wichtiges Thema, auch da hat sich was verschoben. Der nächste Meeting-Termin wird wohl am 17. sein, wenn nichts dazwischenkommt. Da werden wir noch mal über alles reden. Falls Ihr Fragen habt, lasst es mich wissen.
Beste Grüße,
⛔️ Warum ist das ein Negativ-Beispiel?
Unpräziser Betreff: Der Betreff ist zu vage und lässt nicht erkennen, worum es in der Email konkret geht.
Wichtige Informationen versteckt: Die Kernpunkte des Meetings sind nicht direkt ersichtlich – einige relevante Infos werden auch nur angeteasert.
Unnötig ausschweifend: Da ist ganz schön viel Text ohne konkrete Aussage. Das macht es schwer zu verstehen, worum es eigentlich geht.
Fehlende Struktur: Es fehlt eine klare Auflistung der besprochenen Themen.
Und so würde dieselbe Mail mit der BLUF Methode klingen:
✅ Positiv-Beispiel
Betreff: Zusammenfassung: Team-Meeting vom 10. Januar
Hallo Team,
hier die wichtigsten Punkte aus unserem Meeting vom 10. Januar:
1. Budget-Erhöhung: Das Marketingbudget für Q2 wurde um 10 % erhöht.
2. Neues Launch-Datum: Der Produktlaunch wird auf den 15. März verschoben, um zusätzliche Tests durchzuführen.
3. Das nächste Team-Meeting: findet am Dienstag, den 17. Januar, um 10 Uhr statt.
4. Deadline Kampagnenvorschläge: Bitte schickt mir Eure Kampagnenvorschläge bis nächsten Freitag, sodass wir sie am 17.1. gemeinsam durchgehen können.
Beste Grüße,
Und so setzt Du BLUF in Deinen E-Mails um?
Nutz eine klare Betreffzeile:
Sie sollte den Inhalt der E-Mail präzise wiedergeben und mit der Suchfunktion im Postfach leicht wiederzufinden sein.Wichtigste Info an den Anfang:
Beginne Deine E-Mail mit dem wichtigsten Punkt. In dieser Mail ist die Budget-Erhöhung beispielsweise klar die spannendste und wichtigste Information.Wichtige Details folgen lassen:
Was muss der Empfänger/die Empfängerin sonst noch wissen (Details, genaue Zahlen, Konsequenzen etc.)?Klare Handlungsaufforderung:
Was erwartest Du von der Person, die die Mail erhält? Was soll er oder sie als nächstes tun? Was brauchst Du von ihm/ihr?Strukturierte Formatierung:
Nutz Aufzählungen und Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern.Prägnante Sprache:
Vermeide unnötige Floskeln und komm direkt zum Punkt.
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