5 Herausforderungen, mit denen agile Teams zu kämpfen haben
Kreativität, Innovation, Geschwindigkeit … mittlerweile müssen Teams mehr leisten als „nur“ eine produktive Zusammenarbeit. Wenn Unternehmen in naher Zukunft überleben möchten, bedarf es hingegen extrem leistungsstarker Teams, die flexibel sowie lösungsorientiert arbeiten. Leider lässt sich die Theorie agiler Teams aber noch nicht immer (zufriedenstellend) in die Praxis umsetzen. Woran liegt das?
Mit dieser Frage hat sich auch das WorkSpace Futures Team von Steelcase im Rahmen einer zweijährigen Studie auseinandergesetzt und erforscht, wie agile Teams aus dem Bereich Design Thinking arbeiten. Zum Einsatz kamen dabei sowohl Sensordaten und Workshops als auch Beobachtungen. Insgesamt wurden rund 3.000 Arbeitnehmer aus Nordamerika, Europa und dem Nahen Osten befragt. Grundlage der Forschung war die Annahme, dass agile Teams und Design Thinking jetzt sowie in Zukunft für Unternehmen immer wichtiger werden.
Hindernisse für agile Teams im Arbeitsalltag
„Unternehmen merken, dass der Wettbewerb sehr viel stärker wird. Dabei ist die Innovationsfähigkeit des Unternehmens die Essenz, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Durch den erhöhten Wettbewerb werden die Innovationszyklen immer schneller. Damit die Innovationskraft im Unternehmen steigt, braucht es Mitarbeiter, die effektiv, schnell und innovativ arbeiten und Methoden, die diese Arbeitsweise ermöglichen“, erklärt Vanja Misic, UX Lead WorkSpace Futures bei Steelcase Inc. Die Frage nach der Notwendigkeit agiler Teams stellt sich daher nicht. Vielmehr war das Ziel der Studie, eine Antwort auf folgende Frage zu finden: Welche sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen agile Teams konfrontiert werden?
Neue Aufgaben, aber alte Büros: Um Design Thinking und agile Methoden im Unternehmen zu ermöglichen, müssen die Büros entsprechend angepasst werden. Vielerorts sind diese aber noch für die klassische, lineare Arbeitsweise konzipiert und werden dadurch zum Hindernis.
Zusammenarbeit, aber kein „Zuhause“: In agilen Teams werden Kooperation und Kommunikation mehr denn je großgeschrieben. Was es also bräuchte, wäre ein gemeinsames „Zuhause“, wo die Teammitglieder in unmittelbarer Nähe zusammenarbeiten und somit einfach Informationen austauschen können. An einer solchen gemeinsamen „Basis“ fehlt es oft.
Viele Räume, aber keine Kontrolle: An Platz mangelt es zwar vielen agilen Teams nicht, dennoch finden sie in den Räumlichkeiten nicht die notwendige Flexibilität, welche sie für ihre Arbeit bräuchten. Anstelle von festen Wänden, Möbeln & Co, benötigen das Design Thinking sowie agile Arbeiten spezielle Räume, welche an die sich ändernden Aktivitäten angepasst werden können.
Informationsaustausch, aber keine Ideen: Das Ziel von agilen Teams und Design Thinking sind innovative und kreative Ideen. Allerdings braucht es dafür die Möglichkeit zu spontanen Teammeetings, Spielen, Bewegung oder anderen unkonventionellen Arten der Zusammenarbeit. Nach wie vor arbeiten aber die meisten agilen Teams in traditionellen Konferenzräumen beziehungsweise geschlossenen Zimmern – welche die Menschen zu passiven Zuhörern eines reinen Informationsaustauschs machen und sie entmutigen, sich körperlich sowie emotional mit Problemlösungsaktivitäten auseinanderzusetzen.
Geräte, aber keine kollaborativen Technologien: Eigentlich bietet die Digitalisierung allerhand moderne Möglichkeiten, um agile Teams bei ihrer täglichen Arbeit optimal zu unterstützen. Allerdings verfügen die Teammitglieder zwar meist über mehrere persönliche Geräte, nicht aber über kollaborative Technologien für die Gruppenarbeit. 66 Prozent der befragten Studienteilnehmer stimmten daher der Aussage zu, dass sie oftmals schlichtweg unfähig seien, ihre Arbeiten auszustellen, was ein großes Hindernis für die Zusammenarbeit bedeute.
Auf die Frage, welche Maßnahmen aufgrund dieser Resultate zeitnah in jedem Unternehmen ergriffen werden sollten, lautet eine der Haupterkenntnisse, „dass Mitarbeiter mitgenommen werden müssen, denn sie sind diejenigen, welche die Innovation letztendlich leisten. Sie müssen mitentscheiden dürfen, die Möglichkeit haben, sich zu entfalten und unterschiedliche Arbeitsprozesse auszuprobieren. Mitarbeiter brauchen den Freiraum der Eigengestaltung. Das gilt sowohl für die Gestaltung von Prozessen als auch von Räumlichkeiten, damit diese in Interaktion miteinander treten können, also miteinander spielen können“, erklärt Vanja Misic.
Wie können Unternehmen den Herausforderungen begegnen?
Essentielle Aspekte der Innovation sind in diesem Zuge Spiel, Autonomie und Bewegung. „Spiel steht für Freiraum. Autonomes Arbeiten heißt, dass Teams sich selbst organisieren können und eine eigene DNA entwickeln, die definiert, wie Teams miteinander arbeiten, sprechen und Prozesse gestalten. Diese DNA zeigt sich dann auch in den Räumlichkeiten. Räumlichkeiten müssen ständig und immer in Bewegung sein, damit sie zu der Arbeit, die geleistet wird, passen“, erläutert die Expertin weiter. Daher sollten Unternehmen ihrer Meinung nach zunächst eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation machen und sich bestimmte Fragen stellen, die das Ziel definieren. Dann gilt es, ihren Mitarbeitern genügend Gestaltungsspielraum geben, um dieses Ziel zu erreichen.
Was können agile Teams und Design Thinking leisten?
Schafft es das Unternehmen hingegen nicht, solche Maßnahmen zeitnah umzusetzen, sich in die richtige Richtung weiterzuentwickeln und diesen notwendigen Spielraum zu schaffen, droht es in naher Zukunft nicht mehr wettbewerbsfähig zu sein. Auf gut Deutsch: Es wird dieses Unternehmen voraussichtlich schon bald nicht mehr geben. Werden die genannten Maßnahmen hingegen zügig ergriffen, sieht das Best-Case-Szenario laut UX Lead Vanja Misic wie folgt aus:
„Im besten Fall bleibt das Unternehmen bestehen, es geht also nicht Bankrott. Es hat eine Revitalisierung durchlaufen. Da steckt Mut dahinter. Doch geht es heute nicht mehr darum, Mut zu haben, sondern es geht ums Überleben. Innovationsfähigkeit ist Überlebensfähigkeit. Es führt also kein Weg an der eigenen Innovationsfähigkeit vorbei. Wenn das Unternehmen es schafft, sich zu revitalisieren, schafft es eine Realität, die neue Möglichkeiten bietet und neue Wege zeigt, wie das Unternehmen geführt werden kann. Das Unternehmen wird zukunftsfähig und resilient, den Wirtschaftskrisen gegenüber stabiler.“