Arbeiten ohne Papier – So einfach kann Nachhaltigkeit sein
Ausgefallene Werbekampagnen, elektronischer Fuhrpark oder Müllsammeln mit Kollegen: Unternehmen ziehen so manche Register, um nachhaltiger zu werden. Dabei wird über eine einfache, aber effektive Maßnahme wenig gesprochen. Das „papierlose Büro“ spart enorm Ressourcen und bringt eine ganze Reihe weiterer Vorteile.
Die „Zettelwirtschaft“ werde auch weiterhin die Büros regieren, war sich die Wirtschaftswoche noch vor einigen Jahren sicher. Der Wunsch nach etwas Verlässlichem und Greifbarem gepaart mit der Umständlichkeit elektronischer Tools bewog das Magazin zu der Prognose, dass es ein papierloses Büro nie geben wird. Seither ist viel passiert.
Die Arbeitsrealität hat sich, auch in kleinen und mittelständischen Büros, in den vergangenen zwei Jahren radikal verändert. Für viele Arbeitnehmende ist der heimische Esstisch oder das Gästezimmer zum langfristigen Arbeitsort geworden. Und jede aktuelle Prognose zeigt: eine vollständige Rückkehr in Präsenzarbeit wird es erstmal nicht geben. Durch die veränderten Bedingungen bekam so manch stockender Unternehmensprozess den Corona-Turbo. Dazu zählen insbesondere Veränderungen, die unter das Schlagwort Digitalisierung fallen – eben auch Arbeiten ohne Papier.
Corona als Chief Digital Officer
„Corona diente als Chief Digital Officer, besonders für die mittelständischen Unternehmen“, erzählt Linda Kuniss. Sie kümmert sich bei DocuSign um PR und Content. Das Produkt der Firma mit Hauptsitz in San Francisco ermöglicht es, Genehmigungen, Arbeitsprozesse und Unterschriften vollständig zu digitalisieren.
Sie sieht – wie viele andere – in Deutschland großen Nachholbedarf. Dabei hat das papierlose Büro neben dem Nachhaltigkeitsaspekt noch viele weitere Vorteile. Arbeitgebende sparen Kosten in Form von Papier, technischen Geräten und Zubehör. Des Weiteren beschleunigt digitales Arbeiten die Zusammenarbeit untereinander und erhöht die Transparenz. Die Suche nach der Mappe mit den Verträgen gehört damit der Vergangenheit an. Beim digitalen Pendant ist sofort ersichtlich, wer bereits unterschrieben hat und an wen die Dokumente noch weitergeleitet werden müssen. Das alles kann innerhalb weniger Minuten passieren.
Weniger Papier heißt weniger Bürokratie
Außerdem, und das dürfte für viele Organisationen spannend sein, kommt das papierlose Büro einem Bürokratieabbau gleich. Hier gibt es großes Potenzial. Denn auch das zeigt die Mittelstandsstudie von DocuSign: Bei fast der Hälfte aller Angestellt∙innen sorgt Bürokratie für Stress am Arbeitsplatz. Auf mehr als vier Stunden schätzen sie die Zeit, die durch weniger Verwaltungsaufgaben eingespart werden könnte. Das sind vier Stunden mehr für Kreativität, Austausch mit Kollegen oder die eigenen Kernaufgaben.
Der erste Schritt ist meist der schwierigste
Wo können Mittelständler beginnen, die sich auf den Weg in die digitale Zukunft machen wollen? „Der Leuchtturm eines jeden Unternehmens ist die Personalabteilung“, so Kuniss. Das Einstellen von neuen Mitarbeitenden, Onboardings, Schulungen, Aktualisierung von Arbeitsrichtlinien – diese Vorgänge bergen enormes Potenzial für Papiereinsparung.
Ist die HR-Abteilung nicht digitalisiert, lasse das häufig auf die gesamte Firma schließen, fügt die Expertin hinzu. Danach sind Vertrieb und Einkauf die Abteilungen mit dem größten Sparpotenzial in Sachen Papier.
Rechtlich auf der sicheren Seite
Auch wenn es erst einmal ungewöhnlich erscheinen mag, so wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge elektronisch zu signieren, statt händisch zu unterschreiben: Rechtlich steht der Digitalisierung in deutschen Büros nichts im Weg.
Seit 2016 regelt die sogenannte eIDAS Verordnung europaweit den Umgang mit elektronischen Signaturen. Je nach Vorgang bedarf es entweder einer einfachen, einer fortgeschrittenen oder einer qualifizierten elektronischen Signatur. Die drei Varianten unterscheiden sich hinsichtlich der Sicherheitsstandards, nach denen sich ein Vertragspartner identifiziert. Nur einzelne Vorgänge wie notarielle Unterschriften lassen sich derzeit nicht digital abwickeln.
Erst ein Drittel der Unternehmen arbeitet wirklich elektronisch
Die Vorteile des papierlosen Büros liegen also auf der Hand und auch rechtlich scheint es keine Hürden zu geben. Bleibt die Frage, wieso Firmen trotzdem vor einer Umstellung zögern. In einer eigenen Mittelstandsstudie fand der Dienstleister aus San Francisco heraus, dass sich 74% der Arbeitnehmenden in KMU einig sind wie wichtig ein papierloses Büro für Nachhaltigkeit ist. Gleichzeitig hatten 2021 nur 32% der Unternehmen elektronische Prozesse eingeführt – eine große Diskrepanz.
Mit diesen Tipps gelingt die Umstellung zu papierlosem Arbeiten
Für all jene, die die Digitalisierung in ihrem Unternehmen vorantreiben möchten, und dafür Hilfestellung suchen, folgen hier drei konkrete Tipps.
Digitale Notizen: Wie bei jedem größeren Veränderungsprozess, kommt es auch bei der Umstellung zum papierlosen Büro auf die einzelne Person an. Deswegen helfen Programme für digitale Notizen, die Zettelwirtschaft am Tisch zu minimieren. OneNote, GoodNotes oder Evernote sind nur drei Beispiele von vielen. Für Anhänger∙innen agiler Arbeitsmethoden und bei Gruppenbrainstormings helfen beschreibbare Boards.
Selbstorganisation durch Projektmanagement-Tools: Wer kennt es nicht – um in turbulenten Zeiten den Überblick zu behalten, werden wichtige Emails ausgedruckt und arrangiert, bei Meetings fleißig ins Notizbuch geschrieben und wenn es darum geht, mit Kolleg∙innen über den aktuellen Stand zu sprechen, fehlt ausgerechnet die aktuelle Mitschrift. Projektmanagement-Tools (Asana, Trello) helfen nicht nur, Papier zu sparen, sondern vereinfachen auch die Zusammenarbeit im Team.
Schritt für Schritt vorgehen: In ihrer Firma gibt es Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung von Prozessen? Dann hilft es, erstmal bestimmte Bereiche, statt direkt die gesamte Verwaltung umzustellen. Mittelständler können etwa zuerst die Abwicklung von Arbeitsverträgen digitalisieren, bevor sie elektronische Rechnungen an Kunden schicken und den kompletten Zahlungsverkehr mit Partnerfirmen umstellen.
Quellen:
https://www.docusign.de/blog/papierlose-buero
https://www.docusign.de/blog/rechtmaessigkeit-elektronischer-signaturen-in-deutschland-und-europa
https://www.docusign.de/blog/was-sie-ueber-die-elektronische-signatur-wissen-sollten