Wie Du erfolgreich delegierst – so geht's mit der ABC-Methode
Aufräumen macht glücklich! Es befreit nicht nur von seelischem Ballast, sondern hilft vor allem dabei, den Durchblick zu behalten. In Sachen Haushalt schwört man seit einiger Zeit auf die Marie-Kondo-Methode. Im Joballtag ist die ABC-Analyse das Instrument der Stunde, um Aufgaben zu sortieren und Zeitfresser zu vermeiden.
Hand aufs Herz: Haben Sie manchmal so viel zu tun, dass Sie morgens den Rechner aufklappen, Ihre To-do-Liste erblicken und sich hochmotiviert … erst mal einen Kaffee machen? Es gibt diese Tage, an denen wir angesichts eines schier unüberwindbaren Aufgabenbergs am liebsten die weiße Flagge hissen würden. Die gute Nachricht: Was fehlt, ist nicht die Qualifikation, sondern ein einfaches Ordnungsprinzip.
Um Ihren persönlichen Everest erfolgreich bezwingen zu können, nehmen Sie sich unbedingt etwas Zeit für eine gründliche Vorbereitung. Widerstehen Sie in jedem Fall der Versuchung, sich aus Ihren To-dos die Rosinen herauszupicken. Auch die Logik, zuerst alle unangenehmen Aufgaben „hinter sich zu bringen“ ist nur wenig hilfreich. Beide Ansätze haben nämlich leidlich wenig mit Produktivität zu tun. Stellen Sie Ihren Überlegungen stattdessen immer die Frage voran: Wie kann ich in der mir zur Verfügung stehenden Zeit zufriedenstellende Ergebnisse erreichen?
Die Erfolgsformel lautet: Investieren Sie Ihre Zeit und Energie in die wirklich wichtigen Aufgaben. Bei der Frage nach einer sinnvollen Einteilung helfen die ABC-Kategorien:
Kategorie A: Aufgaben dieser Kategorie sind besonders wichtig und dringend, an eine Deadline gebunden und haben Vorrang vor allen anderen Tätigkeiten.
Kategorie B: Diese Aufgaben sind zwar auch wichtig und verfügen ebenfalls über eine Deadline, sie können aber terminiert und vielleicht sogar delegiert werden.
Kategorie C: Aufgaben dieser Kategorie sind nur nachrangig wichtig, meist nicht dringend und sollten delegiert werden.
Ein ähnliches Schema kennen wir vom Pareto-Prinzip, das den General Electric Manager H. Ford Dickie schon in den 1950er Jahren zur Entwicklung der ABC-Methode inspirierte. Der auch als „80-zu-20-Regel“ bekannten Formel liegt die Annahme zugrunde, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwands erreicht werden können. Für die übrigen 20 % des Outputs aber fallen 80 % der Arbeit an. Dieses Ungleichprinzip führt uns schonungslos vor Augen, dass wir einen Großteil unserer Energie oft in Tätigkeiten investieren, die im Sinne einer produktiven Leistung buchstäbliche Zeitverschwendung sind.
Die ABC-Analyse hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu strukturieren, indem Sie seelischen Ballast aus Ihrem Konzentrationsfeld verbannen. Dabei lernen Sie, unliebsame Zeitfresser zu vermeiden und Ihre Produktivität langfristig zu steigern. Ganz zu schweigen vom Motivationsboost, den Ihnen die optimierte Aufgabenbewältigung beschert. Sie können die ABC-Methode außerdem nutzen, um zu analysieren, wie viel Zeit Sie für welche Art von Aufgabe benötigen.
Aus den Erkenntnissen können Sie anschließend adäquate Maßnahmen ableiten. Wenn Sie sich zum Beispiel häufig von eingehenden Nachrichten ablenken lassen, könnten Sie diese und andere wiederkehrende Tätigkeiten zu festen Zeiten bearbeiten. Auf diese Weise gelingt es Ihnen einerseits, Ihr tägliches Aufgabenchaos in den Griff zu bekommen, und andererseits, Ihren gesamten Arbeitsablauf langfristig zu verbessern.