Digitale Event- und Workshop-Formate: Teil 1 Barcamps für dummies

Ein Barcamp ist ein relativ neues Format des Zusammentreffens – wie eine moderne Tagung, zu der aber jeder Teilnehmer etwas beisteuert und so der Tagungsverlauf relativ spontan gestaltet wird. Es verbindet verschiedene Elemente aus Konferenzen, Vorträgen, Workshops – ist alles davon, aber auch nichts davon.

Viele Teilnehmer aus ganz unterschiedlichen Bereichen treffen aufeinander. Jeder von ihnen hat Informationen für die anderen und jeder von ihnen ist auf die Informationen der jeweils anderen gespannt.

Das neu entwickelte Format soll eben Lücken füllen, die bisherige, ähnliche Veranstaltungen noch offen gelassen haben. Bei einem Barcamp trifft man sich und kennt den Ablauf noch nicht. Dieser wird nämlich gemeinsam von den Teilnehmern während des Barcamps gestaltet. Mitmachen soll jeder – einen reinen Zuschauer oder Zuhörer gibt es beim Barcamp nicht. So kann jeder etwas einbringen, sein Wissen weitergeben und auch jeder etwas lernen und Neues erfahren. Ein Barcamp ist keine stete Veranstaltung, sondern ein sich entwickelnder Prozess. Nicht immer, aber manchmal, gibt es mehrere Räume, in denen gleichzeitig präsentiert wird, man kann also wechseln.

Ein Barcamp ist wie eine moderne Tagung, bei der jeder Teilnehmer etwas beisteuert. Es verbindet verschiedene Elemente aus Konferenzen, Vorträgen und Workshops. Das Besondere am Barcamp die Agenda, also der Tagesverlauf steht noch nicht fest. Dieser wird nämlich erst während des Barcamps von den Teilnehmern gestaltet. Lediglich das Gesamtmotto ist bekannt, es gibt oft ein großes Thema, das einen Bogen spannt und darunter reihen sich dann speziellere Themen, die in Zusammenhang mit dem Gesamtmotto stehen.

Jeder soll mitmachen einen reinen Zuschauer bzw. Zuhörer gibt es nicht (jeder ist auch zugleich Referent), so dass jeder etwas einbringen, sein Wissen weitergeben und etwas lernen und Neues erfahren kann. Es gibt in der Regel verschiedene (virtuelle) Räume, in denen gleichzeitig präsentiert wird, man kann also jederzeit wechseln, insbesondere dann wenn man das Gefühl hat nichts mehr Neues lernen zu können. Kernstück eines Barcamps ist, dass die Teilnehmer zum am Ende mit konkreten Arbeitsergebnissen oder praktischen Tipps zur Umsetzung nach Hause gehen.

Ursprünglich kommt das Barcamp aus der IT-Szene, zunächst wurden hier Themen rund um Programmierung und Computerkniffe behandelt. So hatten die Programmierer eine größere Plattform und konnten sich untereinander austauschen, aber auch die Öffentlichkeit miteinbeziehen. Barcamps bieten durch ihre Spontanität eine große Bandbreite an möglichen Themen. Viele werden neue Medien, Marketing und Verkauf betreffen. Aber auch zum Beispiel für den medizinischen Bereich ist ein solches Format durchaus interessant. Thema 2019 bei der IHK: „Sichtbar sein und Zukunft gestalten“. Thema bei digital misfits 2020: UNFOLD YOUR TALENT! Es gibt oft ein großes Thema, das einen Bogen spannt und darunter reihen sich dann speziellere Themen, die in Zusammenhang mit dem Gesamtmotto stehen. Barcamps laufen auch oftmals unter einem Hashtag um zu verbinden und online schneller gefunden zu werden. Jeder Teilnehmer überlegt sich dann im Vorfeld, worüber er referieren möchte, was er den anderen mitgeben will. Einen Ablaufplan für alle gibt es im Vorhinein nicht. Mittlerweile gibt es natürlich auch digitale Barcamps, bei denen sich alles online abspielt. Jeder Teilnehmer hat zwischen einer halben und einer ganzen Stunde Zeit für sein Wissensgebiet. Je nachdem, wie lange das Barcamp dauert und wie viele so genannte Sessions gleichzeitig sind, richtet sich dann die Teilnehmerzahl.

Was ist das Ziel?

Bei einem Barcamp soll eine offene Atmosphäre den größtmöglichen Wissensaustausch unter den Teilnehmern bieten können. Jeder Teilnehmer kann seine Themen vorbringen und die anderen in sein Fachgebiet eintauchen lassen. Der offenen Rahmen ohne genaue Tagesordnung und Inhaltsverzeichnis ermöglichen Diskussionen sowie weiterführende Gespräche und sind optimal zum Netzwerken. Das Barcamp bringt als eine lockere Tagungsform Wissen unter die Leute, indem die Leute einfach selbst miteinander kommunizieren. Jeder ist gleichzeitig Zuhörer und auch gleichzeitig Referent. Das erhöht den Output einer solchen Veranstaltung.

Wie ist der Ablauf?

So wie auch bei vielen anderen Treffen gibt es nach der Begrüßung eine kleine Vorstellungsrunde. Das ist beim Barcamp auch sinnvoll, schließlich werden die Teilnehmer in den kommenden Stunden gegenseitig voneinander lernen. Jeder stellt sich und sein Thema vor, erklärt, worüber er gerne referieren möchte. Dann stimmen die anderen Teilnehmer ab, was sie in welcher Reihenfolge hören möchten. Man teilt dann die einzelnen Vorträge, diese bezeichnet man als "Sessions", ein. Wenn es nun mehrere Räume gibt, werden manche Sessions gleichzeitig stattfinden. Da gibt es dann die "Zwei-Füße-Regel", die bedeutet, wenn jemand das Gefühl hat, bei einer Session nichts Neues mehr zu erfahren, dann verlässt er den Raum und geht in einen anderen. Am Ende aller Session gibt es dann die Abschlussrunde für das Fazit der Teilnehmer. Ein Barcamp kann auch digital stattfinden, man braucht nicht unbedingt "echte" Räume, auch virtuell kann man die Sessions abhalten.

Wie wird ein Barcamp digital abgebildet?

Generell gibt es bei jedem Barcamp eine genaue Dokumentation, die man im Internet sehen kann. Das Barcamp wird gefilmt und online gestellt, so dass auch nicht anwesende Leute davon profitieren können, zumindest als Zuseher. Jedes Barcamp hat seinen eigenen Hashtag, so findet man es schnell im Netz. Dann gibt es natürlich auch die Möglichkeit, ein Barcamp gleich digital auszurichten. Auch hier verfügt das Barcamp über verschiedene Räume. Für ein online Barcamp braucht der Teilnehmer eine Webcam und Mikrofon, damit ist eine persönliche Atmosphäre möglich. Auf dem Bildschirm sieht man dann alle anderen Teilnehmer gleichzeitig, so als würde man tatsächlich mit ihnen im selben Raum sitzen. Teilnehmen kann man über verschiedene Apps am Computer, am Tablet und am Smartphone oder auch einfach über den Browser. Wichtig ist, dass die Echtzeitkommunikation funktioniert. Dazu braucht man auf jeden Fall ein Tool, dass Videokonferenzen ermöglicht. Eine Pause, in der sich alle mal für eine kurze Zeit vom Bildschirm entfernen schafft Platz für neuen Eifer.

Nützliche digitale Tools:

• Planung: Trello und Slack für die Barcamp Session Planung

• Koferenz/Sessions: Zoom, Adobe Connect, GoToMeeting, skype, teamviewer, MS Teams

• Umfragen: Q-Set, SurveyMonkey, Umfrage Online, easyfeedback, Polldaddy, PollJunkie, EasyPolls Polls (Umfragetools)

• Übungen/Aktivitäten: Virtuelle post-ist als Browser Plug-Ins, z.B. Klebezettel NG“ oder Sticky Notes, virtuelle Whiteboards und Mindmapping Tools, z.B. Microsoft Jamboard oder MindMeister

Größte Herausforderung ist die Teilnehmer mit den Tools als solche vertraut zu machen und natürlich der reibungslose Ablauf der Sessions.

Meine Empfehlungen, u.a.:

• Links zum Download von Tools bereitstellen

• Anleitungen zur Nutzung der verschiedenen Tools

• Vorab-Briefing, d.h. Anweisungen vor jeder Sessionplanung

• Einen Moderator, der das Barcamp moderiert und darauf achtet, dass jeder zu Wort kommt und bei technischen Fragen sofort Support anbieten kann.

• Es hat sich auch als besonders hilfreich erwiesen, in jeder Session noch mindestens eine Person zu finden, die die Session protokolliert.

1. Ein übergeordnetes Thema platzieren

2. Themenliste erstellen, wo die sogenannten Teilgeber Ihre Vorschläge bzw. Sessionidee vorstellen

3. Terminplan festlegen: Jeder Teilnehmer hat zwischen einer halben und einer ganzen Stunde Zeit für sein Wissensgebiet. Je nachdem, wie lange das Barcamp dauert und wie viele so genannte Sessions gleichzeitig sind, richtet sich dann die Teilnehmerzahl.

4. Sämtliche Nutzung von Medien und Tools bereitstellen

5. Barcamp Session, wenn öffentlich promoten und Aufruf für Teilgeber lancieren

Was sind die Takeaways für die Teilnehmer?

Bei einem Barcamp haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich ganz gezielt weiterzubilden, ihren eigenen Wissensstand zu überprüfen und mit jenem von anderen Teilnehmern zu ergänzen. Die freie Form dieses Formats ermöglicht eine gewisse Dynamik, die vielleicht mehr aus allem herausholen kann, als ein durchgeplanter Workshop. Ein Barcamp versprüht Motivation unter den Teilnehmern und animiert zum Mitmachen. Man kann einerseits viel von den anderen mitnehmen und andererseits auch seine eigene Methodik verbessern, man sieht sofort, wie man ankommt, wo man sich selbst verbessern könnte und zum Beispiel auch, was bei der Vermittlung des eigenen Spezialgebiets besonders gut funktioniert.

Welche Erfahrungen hast du bisher mit Barcamps gemacht?

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Über die Autorin: Dr. Irène Kilubi begleitet Vordenker, Macher und Pioniere bei der Realisierung ihrer individuellen Personal Branding Vision.