Beatrice Overlack

• Buchung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen im In- und Ausland • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung • Allgemeine Büroorganisation, Überwachung und Bestellung von Materialien/Getränken, Rechnungsprüfung • Vorbereitende Buchhaltung • Unterstützende Mitarbeit im Qualitätsmanagement, Dateneingabe und –pflege, Statistikerstellung • Einführung und Betreuung von neuen Mitarbeitenden • Professionelle Kundenberatung auf Deutsch und Englisch

• Strukturierung & Organisation des Empfangs • Kundenberatung auf Deutsch und Englisch • Eingabe von Kursbuchungen, Rechnungsstellung • Passivierung der Zahlungseingänge • Abrechnung der Tagesumsätze • Vorbereitende Buchhaltung • Zügige Bearbeitung von e-Mails sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten • Enge Zusammenarbeit & Kommunikation mit den Kurskoordinatorinnen • Terminkoordination der Einstufungen • Erstellung des Empfangs-Dienstplans und Überwachung der Verwaltungs-Schichten

• Check-in und Check-out der Gäste • Verantwortlichkeit für eine reibungslose Durchführung der Schichten • Abrechnung der Tages- und Monatsumsätze • Erstellung von Schichtplänen • Unterstützung und Vertretung der Front Office Managerin

• Management der Gruppenbuchungen • Zuarbeiten & Vertretung der FO Managerin • Erstellung von Monatsberichten & Statistiken, Prüfung der Kommissionsabrechnungen • Leitung des FO Teams sowie Auswahl & Einarbeitung neuer Mitarbeitenden • Gewissenhafte Eingabe & Überprüfung aller Hotelbuchungen • Überwachung und Aktualisierung der Verfügbarkeit auf Siteminder und Data On The Web • Korrespondenz mit Reiseagenturen weltweit • Repräsentation auf Schüler- und Studentenmessen der Universität

• Check-in und Check-out der nationalen und internationalen Gäste • Buchung und Verkauf von Zusatzleistungen, Aktivitäten und Packages • Abrechnung der Tagesumsätze • Gewissenhafte Eingabe und Überprüfung aller Reservierungen • Intensive Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden • Zügige Bearbeitung von e-Mails sowie Annahme von Telefonaten auf Englisch • Unterstützung der FO Managerin

• Auftragsbearbeitung • Personalaktenverwaltung

• Beantragung der Fördermittel für den entwicklungspolitischen Freiwilligendienst „weltwärts“ des BMZ • Budgetüberwachung und Abwicklung, Beantragung von Visa • Kooperation mit Partnerorganisationen in Afrika, Asien und dem Nahen Osten • Vorbereitung und Durchführung von Vorbereitungs- und Rückkehrseminaren der Freiwilligen • Buchung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen • Prüfung und Erstattung von Fahrtkosten der Freiwilligen • Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen

• Bearbeitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen • Erstellen von Schriftsätzen und Rechtsgutachten nach Diktat • Buchung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen • Individuelle Fallabrechnung nach dem RVG • Telefonischer und persönlicher Kontakt mit Mandanten • Management des Empfangsbereiches