Birgit Weiss

...hinterlasse einen Fußabdruck auf Deiner Reise, der anderen hilft und dir das Land und die Menschen, in allen Facetten näher bringt und dadurch das Leben ALLER auf gewisse Weise verändert...

Officemanagement: *Führen & Organisieren eines Vorstandssekretariats *Dokumentation Prozesse/Arbeitsabläufe *Erstellung Schriftgutvorlagen *Content-Management *Bewerbermanagement *Geschäftsausstattung/Marketingmaterial *Präsentationen & Reports * Projektmanagement: im Bereich IT; Relaunch Wissensmanagement; Firmenumzüge inkl. Neugestaltung Mietfläche; Einführung CRM * Veranstaltungsmanagement (intern/extern): Firmenevents, Meetings, Fortbildungen, Bewerbertage, Gremiensitzungen & Hauptversammlungen

Sekretariat *Büroorganisation, Sekretariats-/Empfangstätigkeiten *Korrespondenz & Datenpflege *Koordination Besucherempfang & Tagungsräume *Terminplanung *Vorauswahl/Verwaltung Marketingmaterialien Assistenz *Interne Bestellprozesse optimieren/standardisieren *Webhosting & Contentmanagement (Extranet) *Personalverwaltung & Bewerbermanagement *Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen *Organisation Veranstaltungen (intern/extern) mit Eventcharakter *Verwaltung und Gestaltung des Corporate Center

*Bearbeitung & Verteilung der täglichen Eingangspost *Telefon- und E-Mail-Verkehr *Führen & Überwachen der Termin-/Urlaubskalender *Korrespondenz mit Geschäftspartnern teils selbständig, teils nach Diktat *Organisation und Vorbereitung von Geschäftsreisen und Tagungen *Unterstützung des Leiters der Kaufmännischen Verwaltung *Vorbereitungen von Sitzungen und Seminaren *Interne Leistungsverrechnung *Entgegenahme von Hausmeistraufträgen und entsprechende Einteilung *Allgemeine Sekretariatsarbeiten

*Mailkorrespondenz und Telefonkontakt mit Kunden *Back-Office-Unterstützung für unsere Berater im Bereich Immobilienfinanzierung (z.B. Bearbeitung des Posteingang/-ausgangs, Verwaltung von Postfächern, Abwicklung des Schriftverkehrs, Entgegennahme von Anrufen) *Mitarbeit bei der Qualitätssicherung z.B. Kundenfeedbacks *Regelmäßige Auswertungen und Statistiken zum Vertriebscontrolling *Unterstützung und Betreuung von Projekten *Führen und Verwalten der Bar-Kasse *Sicherheitsbeauftragte

*Telefonservice/Kommunikationsschnittstelle Gesprächspartner (intern/extern) *Organisations-, Termin- und Reisemanagement für die Standortleitung *Bewerbermanagement *Erstellen von Präsentationen, Vertriebs- und Projektreports *Besucher-Betreuung (intern/extern) *Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, internen Meetings und Sonderprojekten und damit verbundene administrative Aufgaben *Führen und Verwalten der Barkasse *Facility- und Materialmanagement *Sicherheitsbeauftragte

*Telefonanlage, Termin-/Travel-Management *Überwachung E-Maileingang GL *Präsentation/Korrespondenz (d/gb) *Unterstützung Vertrieb und PR *PR-Kontakte herstellen und pflegen *Datenbankpflege (PR-/Akquise-/Mandanten- und allg. Adressdatenbanken; InfoCenter und Gruppen-Intranet) *Marketingaktivitäten *Internetrecherche *Gästebewirtung *Eigenverantwortliche Organisation von - Mitarbeiter-/Kundenbefragungen (online/dantebankgestützt) - Konditionenversand (täglich) - Veranstaltungen und Workshops (intern/extern)

...im Rahmen der Hauptversammlungen: *Zeitplanung & Terminüberwachung * Kundenberatung *Auswahl & Koordination externer Dienstleister inkl. Technik *VA-Koordination inkl. Personalplanung & Dienstleiter vor Ort *Planung & Einsatz von Messebau-Systemen inkl. Druckmaterial *Recherche, Auswahl & Begutachtung von Locations ...im Backend: *Reise-/Terminplanung *Abrechnungswesen *Kassenführung *Steuerung des Sekretariats *Geschäftsausstattung mit Drucksachen *Anzeigenschaltung *Einkauf *Werbemittel

*Interne Büroorganisation *Personal-Einsatzplanung aller Aushilfen *Planung Koordination und Durchführung von Veranstaltungen *Markteinführung eines Kunden in Österreich *Aufbau einer neuen Gesellschaft zur Ausrichtung von Hauptversammlungen im Bereich Organisation und Marketing

*Ausarbeitung/Terminüberwachung von Angeboten *Annahme, Vorbereitung, Überwachung & Betreuung von Veranstaltungen *Stellvertretung des Bankettleiters *Selbständiges Erledigen des gesamten Schriftverkehrs der Gastronomie-Direktion in Deutsch, Englisch und Französisch *Erstellen der Mitarbeiterzeugnisse in der gastronomischen Abteilung *Erstellen und Auswerten sämtlicher gastronomischen Berichte

*Erstellung der täglichen Debitoren-Ermittlung *Überwachung der Kreditkartenabrechnungen *Erstellung Debitorenrechnungen im Logis-Bereich in Zusammenarbeit m. d. Reservierungsleitung in Deutsch & Englisch *Verbuchen sämtlicher Zahlungseingänge *Selbständiges Mahnwesen *Monatliche Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung

Steigenberger AVANCE Mannheimer Hof