Klaudia Boelen

Angestellt, Office Manager/ Projektassistenz, ARTELIA GmbH

Georgsmarienhütte, Germany

About me

Assistenz der Geschäftsführung/ Vertriebsassistenz mit langjähriger Erfahrung in verschiedenen Branchen, Organisations- und Sprachtalent, struktur- und ergebnisorientierte Arbeitsweise, Kenntnisse in SAP R/3 SD und MM.

Skills

Neue berufliche Herausforderung
Assistenz der Geschäftsführung
Vertriebsassistenz
Organisation
Unterstützung des Managing Directors
Unterstützung des Sales Directors
Sprachkenntnisse
Vertrieb
Fremdsprachen
Sekretariat
Assistenz
SAP R/3 SD
Projektmanagement
Terminplanung u. -koordination
Administration
Reisekostenabrechnung
Reiseorganisation
Kundenservice
Telefonische Kundenbetreuung
Betriebswirtschaftliche Auswertung
EDV-Kenntnisse
MS Office
Projektarbeit
Eventmanagement
Büroorganisation
Erstellung von Reports und Präsentationen
Auftragsabwicklung
Immobilienverwaltung
Logistik
Kundenbetreuung
Materialwirtschaft
Forderungsmanagement
Englische Sprache
SAP
Organisation
Support
Automobil
Maschinenbau
Lebensmittelindustrie
Bau
Logistics
Pharma
Verkauf
Verwaltung
Salesforce
Erneuerbare Energien
Transport
Büromanagement
Sales Support
Reklamationsbearbeitung
Angebotserstellung
Vertriebserfahrung
Internationales Team
Organisation von Meetings
Kundenbeziehung
Dokumentation
Sales Assistant
International Business
Business-Englisch
Französisch
Italienisch
Niederländisch
Backoffice
Veranstaltungen
Projekt
Automotive
Tier1
OEM
Zulieferer
Technischer Vertrieb
Versand
Recherche & Analysen
Reporting
Organisationstalent
strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
Teamfähigkeit
Flexibilität
kundenorientiertes Denken
Freude am Teamwork
Freude am Umgang mit Menschen
Engagement
Verantwortungsbewusstsein
Hohe Diskretion

Timeline

Professional experience for Klaudia Boelen

  • Current 6 months, since Sep 2023

    Office Manager/ Projektassistenz

    ARTELIA GmbH

    Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, Terminorganisation und -koordination, Organisation von Meetings und Events, administrative Unterstützung in den einzelnen Projekten, Empfang und Betreuung von Besuchern & Gästen, Organisation und Verwaltung von Büromaterial, Datenpflege und -Ablage, Korrespondenz und Verwaltung des elektronischen und postalischen Schriftverkehrs

  • 2 months, Jul 2023 - Aug 2023

    Assistenz CSO der GMH-Gruppe (extern über Amadeus FiRe AG)

    GMH

    Unterstützung des CSO der BU's Industrials und Mobility, Terminkalendermanagement und -Pflege, Abstimmung der Termine, Reisebuchungen (Flüge, Hotels, Restaurants), Visa beantragen, Buchung von Meetings u. Konferenzräumen, Verwaltung des Sharepoint Ordners, Reisekostenabrechnungen, Vereinbarung von Terminen bei den Konsulaten, Verfassen von Artikeln für Newsletter und LinkedIn

  • 2 months, May 2023 - Jun 2023

    Assistenz Technische Instandhaltung PSE PIT

    Westfalen Industriegase GmbH (ext.Accanto Personalmanagement GmH, Münster)

    Vorbereitung von Bestellungen, Erstellung von BANFen in SAP und Bestellungen in WPS4, Buchung von Wareneingängen in SAP, sowie Kontrolle der Rechnungen in SAP, Terminvereinbarungen mit Dienstleistern, Organisation der Wartungseinsätze und Revisionen in inländischen und ausländischen Werken, sowie den Onsite-Anlagen, Pflege der Wartungspläne in SAP, Dokumentation der Wartungen mittels DOXIS, Unterstützung bei TÜV Abnahmen und Audits in den unterschiedlichen Anlagen

  • 5 months, Oct 2022 - Feb 2023

    Sales Assistant

    EPOS Germany GmbH

    Vorbereitung und Erstellung von wöchentlichen und monatlichen Reporten; Betreuung der Vertragsverwaltung und Stammdatenpflege im CRM System (Salesforce), sowie Überwachung des Qualitätsniveaus und Durchführung von Analysen; Unterstützung bei administrativen Aufgaben, z. B. Berichtswesen, Angebotserstellung und Office Management; Planung, Durchführung und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Veranstaltungen und Reisen der Teammitglieder

  • 6 months, Apr 2022 - Sep 2022

    Assistentin der Geschäftsführung

    Verpackungskontor Westfalen GmbH

    Administrative u. organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, Backoffice, Organisation von Meetings u. Veranstaltungen, Auftragsbearbeitung (SAP) inkl. Transportorganisation und -überwachung, Einkauf von Büromaterialien, Reklamationsbearbeitung, Customer Service, Qualitätsthemenbearbeitung (Werkzeugnisse, Langzeitlieferantenerklärungen, etc.), Reisekostenabrechnungen, Kundenberatung u. -betreuung, SAP gestützte Auswertungen

  • 3 years, Apr 2019 - Mar 2022

    Bereichsassistentin

    Actemium Process Automotive SAS

    Administrative und organisatorische Unterstützung der Projekt- und Niederlassungsleitung, zentrale Ansprechpartnerin für interne und externe Partner zu allen Belangen der BU, Verwaltung von Projektressourcen, Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen und Reports, Einkauf /Bestellung von Arbeitsmaterial und Projektressourcen, Schnittstelle zwischen deutscher Niederlassung und französischer Zentrale, Kunden und Lieferanten, allgemeine Büroorganisation

  • 5 months, Nov 2018 - Mar 2019

    Disponentin Logistik

    Novares Löhne GmbH

    Versandabwicklung und Lieferterminüberwachung (Logistik u. Materialwirtschaft), Waren- und Sortimentsbestellungen, Durchführung von Ausschreibungen und Aufbereitung & Vergleich von Angeboten, Transportorganisation, Erstellung der Versandpapiere, Kontrolle u. Dokumentation des Lagerbestandes

  • 2 years, Sep 2016 - Aug 2018

    Sales Assistant

    Darégal Gourmet Deutschland GmbH, 49143 Bissendorf

    Responsibility for all customer management processes to sector DACH, Assistance to the sales managers, Guarantee of successful handling of order backlog (order processing, invoicing and customer relations). Order management, Assistance to Sales Network, Monitor performance, Event/Meeting Management, Office administration

  • 7 months, Dec 2015 - Jun 2016

    Assistentin der Vertriebsleitung

    Spartherm Feuerungstechnik GmbH

    Administrative und organisatorische Unterstützung der Vertriebsleitung, statistische Auswertungen (Umsatzzahlen, Produktion), Schulungsorganisation, Reiseorganisation, interne und externe Korrespondenz

  • 1 year and 8 months, Apr 2014 - Nov 2015

    Sales Assistant

    RASTI GmbH

    Vertrieb von Aussen- und Stadtmobiliar, Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsleiters, Kundenakquise, Verkaufsberatung, Teilnahme an Fachmessen, Auftragsbearbeitung

  • 2 years and 7 months, Aug 2011 - Feb 2014

    Teamassistentin

    SGL Technologies GmbH

    Administrative u. organisatorische Unterstützung der Vertriebsleitung, Erledigung interner u. externer, mehrsprachiger Korrespondenz, Erstellung von Präsentationsunterlagen, Internetrecherche, Koordination von Terminen, Reiseorganisation und - abrechnungen für das Team, Dokumentenmanagement, Statistische Auswertungen (Umsatz, Produktion)

  • 3 years and 9 months, Sep 2007 - May 2011

    Assistentin der Geschäftsleitung

    Nyhuis Versicherungskontor GmbH & Co. KG

    Administrative u. organisatorische Unterstützung des Geschäftsleiters, Projektassistenz, Schnittstelle zw. allen im Projekt beteiligten Gruppen, Terminabstimmung, Vor- u. Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Protokollerstellung, Telefondienst; Erledigung der internen und externen, mehrsprachigen Korrespondenz, Unterstützung bei der Vorbereitung von eigenen Projekten im Bereich Erneuerbare Energien (z. B. Errichtung eines Windparks in Süditalien 96 MW), Dienstreiseabrechnungen, Controlling d. Windparks

  • 13 years and 1 month, Oct 1991 - Oct 2004

    Verlagsangestellte

    Neue Osnabrücker Zeitung GmbH & Co. KG

    Vertrieb, Telefonmarketing, Telefonzentrale, Reklamationsbearbeitung, telefonische Anzeigenaufnahme, persönliche Aufnahme gestalteter Anzeigen, telefonische und persönliche Kundenbetreuung, Organisation des Kartenvorverkaufs für kulturelle Ereignisse, Inventur, Inventarerstellung, Bewirtung der Gäste, Administrative Unterstützung und Vertretung des Geschäftsstellenleiters, Postein- und -ausgang, Einkauf des benötigten Büromaterials, Mailings, Repräsentation auf Messen

Educational background for Klaudia Boelen

  • 1 year and 11 months, Aug 1986 - Jun 1988

    Kaufmännische Ausbildung

    E-Maschinenbau B. Beyer

Languages

  • German

    First language

  • Dutch

    Intermediate

  • Italian

    Basic

  • English

    Intermediate

  • French

    Intermediate

  • Spanish

    Basic

Interests

Reisen
Sport
Lesen
Interessante Menschen kennenlernen
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